La suite di prodotti per la produttività di Microsoft nota come Office, o MS Office, è un appuntamento fisso per le aziende di tutto il mondo. La suite Office include Word, un programma di elaborazione testi; Excel, un programma di fogli di calcolo finanziario; Access, un programma di database; Editore, per il desktop publishing; PowerPoint, un programma per creare presentazioni; Outlook, un programma per la posta elettronica e la pianificazione; OneNote, per mantenere le tue note organizzate; e InfoPath, un'applicazione per tenere traccia delle informazioni mentre passano attraverso le altre applicazioni e attraverso l'azienda. Sapere come utilizzare MS Office è essenziale in molte aziende e puoi richiedere competenze da base a avanzate in un annuncio di lavoro per garantire che i potenziali dipendenti siano attrezzati per gestire il lavoro.
Attività di base
Le competenze di livello base per la maggior parte del lavoro d'ufficio includono la capacità di aprire, creare, salvare e modificare documenti in Word, inviare e ricevere e-mail in Outlook e creare fogli di calcolo in Excel. Per ognuno di questi programmi, i candidati al lavoro dovrebbero anche sapere come formattare i documenti per la stampa, essere a proprio agio nell'usare il menu della stampante per visualizzare in anteprima i documenti prima che vengano stampati e stampare le pagine. Word è il programma più utilizzato in MS Office, quindi la conoscenza su come modificare il carattere, i margini, inserire o eliminare pagine e utilizzare il correttore ortografico integrato e il controllo grammaticale dovrebbero far parte di un set di abilità di base.
Attività intermedie
Molte attività comuni nelle operazioni quotidiane di un ufficio vanno oltre le competenze di base di MS Office, come l'utilizzo di Stampa unione in Word per personalizzare le lettere commerciali per un'intera lista di distribuzione o la creazione di poster e altri documenti grafici pesanti in Publisher. La creazione di presentazioni in PowerPoint è un'attività di livello intermedio spesso utilizzata in ufficio. A questo livello, i dipendenti dovrebbero sapere come creare formule in Excel per calcolare i risultati desiderati come commissioni o tasse di vendita e alcuni impiegati utilizzano Excel invece di Access per creare elenchi di clienti o altre informazioni. Le abilità intermedie per Outlook includono sapere come creare rubriche e impostare risposte automatiche per quando sei fuori ufficio o in vacanza.
Attività avanzate
Sapere come usare OneNote e InfoPath può essere considerato conoscenza avanzata o specialistica a seconda del luogo di lavoro. La capacità di un dipendente di gestire questi programmi, insieme alla capacità di importare ed esportare informazioni in tutte le applicazioni MS Office, è un vantaggio per qualsiasi datore di lavoro. La creazione di database in Access è più complessa rispetto all'inserimento di un semplice elenco in Excel. Il set di competenze avanzate include anche l'utilizzo di Excel per moduli finanziari personalizzati, l'utilizzo di grafici e il rilevamento delle modifiche tra i documenti condivisi in Word e la personalizzazione delle presentazioni in PowerPoint.
Formazione
Molte aziende offrono formazione interna, soprattutto in modo che i lavoratori possano apprendere i metodi e le caratteristiche che l'azienda preferisce. La formazione è offerta anche tramite il sito Web Microsoft e l'azienda dispone di un percorso di certificazione che comprende formazione online, libri e test in modo che gli utenti possano diventare Microsoft Office Specialist o Microsoft Office Specialist Masters.