Mentre i bambini in età scolare apprendono controlli ed equilibri quando studiano la Costituzione e il governo degli Stati Uniti, il termine ha un significato diverso nel mondo della contabilità. Analogamente al modo in cui il ramo giudiziario del governo funge da controllo e bilancia contro il ramo legislativo, le imprese dividono anche i poteri finanziari e le supervisioni per garantire che le persone gestiscano i soldi e le risorse delle società in modo appropriato e onesto.
Furto e appropriazione indebita
Alla fine, i controlli e gli equilibri riguardano la prevenzione di furti e appropriazione indebita. I dipendenti che gestiscono denaro e beni e tengono i libri contabili possono avere molti milioni di dollari nelle loro mani. Le persone sono tentate. Nel tempo, la professione contabile ha sviluppato una serie di sistemi suggeriti per assicurarsi che le persone che gestiscono il denaro lo stiano effettivamente facendo in modo trasparente e che gli interessi delle aziende siano tutelati.
Responsabilità finanziarie separate
Come con il governo, una separazione dei poteri aiuta a impedire a chiunque di prendere decisioni importanti da solo. In termini contabili, ciò si chiama separazione delle responsabilità finanziarie. Ad esempio, un'azienda può avere una persona che tiene i libri contabili, un'altra persona che riscuote i crediti e ancora un'altra persona che si occupa della contabilità fornitori. E i controlli che i conti da pagare persona riducono potrebbero richiedere la firma di una o due altre persone. Nessuno ha tutto il potere o la responsabilità finanziaria.
Controllo fisico della liquidità e delle attività convertibili
Le aziende che accettano contanti e beni convertibili come assegni e vaglia di solito sviluppano procedure attente per quanto riguarda la gestione del denaro. Spesso nelle banche, i cassieri chiudono le finestre ogni ora per contare i loro cassetti e poi chiedono a un manager di fare lo stesso. Lo stesso vale di solito per i supermercati e altri negozi al dettaglio ad alto volume.
In molti di questi ambienti, l'accesso alla cassaforte potrebbe richiedere le chiavi di due persone. Alcune transazioni bancarie richiedono che più di una persona controlli e firmi.
Accesso di sicurezza
Molte aziende controllano le aree a cui hanno accesso i dipendenti. Mantenere magazzini, casseforti, beni di valore e persino sale server dei computer limitati a pochi dipendenti o manager chiave aiuta a salvaguardare le risorse. In alcuni casi, come le casseforti bancarie, le aree protette potrebbero richiedere la chiave o l'autorizzazione di più di una persona per entrare.
Alcune aziende utilizzano badge identificativi per fare in modo che i dipendenti di un dipartimento non possano accedere ad altre parti dell'edificio. Ad esempio, i dipendenti del marketing potrebbero non essere in grado di accedere al reparto finanziario.
Attività di monitoraggio
Tenere qualcuno a guardare le spalle di tutti è un'altra forma di controllo. Le banche e gli uffici postali di solito dispongono di telecamere di sicurezza che controllano i propri dipendenti. In molti casi, le aziende eseguono audit silenziosi utilizzando software per controllare le attività dei dipendenti finanziari. E, naturalmente, frequenti controlli noti aiutano a rilevare errori e irregolarità.