Lettere commerciali efficaci stabiliscono relazioni e creano un'immagine positiva per la tua azienda, mentre lettere scritte male possono danneggiare le relazioni professionali e incidere sui profitti. Il modo in cui qualcosa viene espresso è importante quanto ciò che viene detto. Applica alcuni principi di comunicazione di base alle lettere commerciali e ad altre forme di comunicazione per costruire la tua attività e la tua reputazione professionale.
Prima di scrivere
1
Leggi la lettera a cui stai rispondendo due volte: una per ottenere l'essenza di base della lettera e un'altra per assicurarti di aver compreso i punti chiave. Annota qualsiasi lingua o informazione ambigua in modo da poter chiedere un chiarimento nella tua lettera di risposta. Elenca gli impegni e le date indicate nella lettera in modo da poterli confermare nella tua risposta.
2
Conosci il tuo pubblico. Quando scrivi la tua risposta, comprendi bene il ruolo della persona in azienda. Scopri se ha accesso a informazioni importanti di cui hai bisogno o è in grado di prendere impegni e parlare a nome dell'azienda. In caso contrario, scopri chi deve essere copiato sulla tua lettera.
3
Verifica le informazioni prima di prendere impegni in modo da essere sicuro di poter dare seguito a quanto promesso. Assicurati che l'inventario sia disponibile, che i materiali possano essere consegnati in una data specifica e le persone ti seguiranno come indicato nella tua lettera.
Scrivere la lettera
1
Sii chiaro e conciso. Attieniti al punto ed evita informazioni estranee. Ripeti i punti chiave della lettera, comprese le scadenze e gli impegni, per confermare di aver ricevuto e compreso le informazioni.
2
Usa correttori ortografici e grammaticali e ricontrolla la tua lettera per errori.
3
Sii professionale: evita il gergo e le parole cariche di emozioni che potrebbero essere interpretate male. Se sei arrabbiato o turbato quando scrivi o se la lettera parla di una questione delicata, mettila da parte e torna il giorno dopo quando sei calmo e puoi essere più obiettivo. Se necessario, rivedi la lettera prima di inviarla.