Non invieresti una lettera formulata in modo casuale utilizzando un formato non riconoscibile a un altro uomo d'affari se stessi discutendo di competere per un contratto governativo. Se vuoi essere preso sul serio come proprietario di una piccola impresa, tutte le comunicazioni scritte ad altre persone d'affari devono essere inviate utilizzando un formato chiaro. La lettera commerciale semplificata ti consente di corrispondere in modo professionale utilizzando un formato specifico.
Definizione
La lettera commerciale in stile semplificato è una variazione dei formati di lettera in blocco intero e semi-block. I professionisti aziendali ti prendono più seriamente quando formatti le tue comunicazioni scritte utilizzando uno di questi formati. Un formato di lettera personale è accettabile per scrivere a un amico, ma l'utilizzo di questo formato quando invii una comunicazione a un altro imprenditore può farti sembrare poco professionale.
Confronto
Le lettere commerciali in stile semplificato contengono tutti gli stessi elementi delle lettere in pieno e semi-stampate. Come il formato full-block, il formato semplificato giustifica a sinistra ogni riga ad eccezione del logo aziendale o della carta intestata. La linea della data è leggermente a destra del centro o allineata al centro della pagina. Le lettere scritte nel formato semplificato hanno meno sezioni interne, come il corpo, il saluto e la riga della data.
Quando è utile
L'uso dello stile semplificato è il più utile nei momenti in cui non si dispone del nome di contatto di un destinatario. Poiché lo stile semplificato non richiede un saluto, non è necessario il nome della persona. Il formato semplificato elimina le formalità non necessarie mantenendo un approccio professionale.
formattazione
Imposta i margini per la lettera in formato semplificato. I margini destro e sinistro dovrebbero essere di 1 1/4 pollici e i margini superiore e inferiore dovrebbero essere di 1 1/2 pollici. La data della lettera deve essere inserita da sei a dieci spazi sotto la carta intestata della tua azienda. Posiziona il nome del destinatario, se disponibile, il nome dell'azienda e l'indirizzo completo da due a quattro spazi sotto la data della lettera. Due spazi sotto questo indirizzo, digita l'oggetto della tua lettera in tutte le lettere maiuscole. Non includere un saluto di apertura. Inizia il primo paragrafo della tua lettera due spazi sotto la riga dell'oggetto. Spazio uno ogni paragrafo e inserire uno spazio completo tra i paragrafi. Termina con un saluto di chiusura, ad esempio "Cordiali saluti", quindi, cinque spazi sotto il saluto, digita il tuo nome in lettere maiuscole. Immediatamente sotto il tuo nome, scrivi il tuo titolo, ancora una volta, in lettere maiuscole. Due spazi sotto il titolo, digita le tue iniziali. Se la tua assistente d'ufficio digita la tua corrispondenza, dovrebbe aggiungere una barra e le sue iniziali in lettere minuscole. Se includi un allegato, digita "Allegato" due spazi sotto il blocco iniziale.