I ruoli importanti di segretarie e receptionist in un'azienda differiscono principalmente per quanto riguarda la responsabilità. Gli addetti alla reception di solito forniscono la prima impressione che un cliente ha di un'azienda, mentre i segretari tendono a mantenere le ruote dell'organizzazione in sottofondo. Le prospettive di lavoro per entrambe le posizioni sembrano buone, sebbene le posizioni di receptionist dovrebbero crescere più velocemente della media per tutte le occupazioni, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti.
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Nel mondo dell'addetto alla reception, i compiti principali includono rispondere al telefono e salutare le persone che entrano in ufficio. Alcune aziende chiedono ai loro addetti alla reception di eseguire attività aggiuntive che coinvolgono computer e software. Per le segretarie, la loro giornata è piena di compiti di ufficio, amministrativi e organizzativi che includono appuntamenti, battitura di documenti, archiviazione e risposta al telefono. Molte segretarie organizzano anche viaggi e fungono da filtro tra il pubblico e il loro capo. Nelle aziende più piccole, le segretarie possono essere responsabili del coordinamento dell'intero ufficio e della fornitura di informazioni alla direzione, al personale e ai clienti. Grazie ai progressi nell'automazione dell'ufficio, alcune segretarie assumono funzioni una volta gestite da manager e membri del personale professionale, soprattutto nelle piccole imprese. Queste attività possono includere la negoziazione con i fornitori, la conduzione di ricerche e la gestione di progetti.
Abilità
Gli addetti alla reception hanno bisogno di eccellenti capacità di servizio clienti via telefono e di persona. Devono parlare chiaramente e muoversi rapidamente per connettere i chiamanti all'estensione del telefono giusto. Alcune posizioni di receptionist sono molto veloci, quindi il dipendente deve imparare a utilizzare un sistema telefonico complesso con più linee e chiamate in arrivo senza interruzioni. Le segretarie devono possedere forti capacità di battitura. Devono anche imparare a usare fax, fotocopiatrici e sistemi di videoconferenza oltre al sistema telefonico dell'ufficio. In alcuni piccoli uffici, le segretarie, a turno, alleggeriscono l'addetto alla reception, quindi potrebbero aver bisogno di imparare anche i sistemi telefonici complessi.
Formazione
Sia le segretarie che le receptionist dovrebbero avere almeno un diploma di scuola superiore. I segretari hanno bisogno di una formazione sull'uso di un computer e di vari programmi software, quindi i corsi presso un college o una scuola di segreteria sono utili. Corsi aggiuntivi ottenuti attraverso workshop e seminari professionali aiutano le segretarie a stare al passo con la tecnologia migliorando le loro capacità informatiche. Gli addetti alla reception spesso ricevono la loro formazione sul posto di lavoro. Sapere come usare un computer e un software di elaborazione testi può dare a un candidato per una posizione di receptionist un vantaggio sulla concorrenza.
Stipendi
Un'altra differenza tra segretarie e receptionist è la paga. In media, gli addetti alla reception guadagnano tra $ 9.69 e $ 14.44 l'ora, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Secondo il dipartimento, i segretari hanno una media tra $ 23,160 e $ 36,020 all'anno. I lavori più remunerativi si trovano nelle amministrazioni locali, negli ospedali medici e chirurgici generali e nelle università o nelle scuole professionali.