Un rapporto sul budget mostrerà la posizione finanziaria della tua azienda o organizzazione. I rapporti trimestrali ti consentono di tenere traccia delle tue spese e assicurarti di essere sulla buona strada per raggiungere i tuoi obiettivi di budget. I rapporti trimestrali consentono inoltre di apportare le modifiche necessarie. Una relazione sul budget dovrebbe consistere in un documento e in una presentazione in cui è possibile rispondere alle domande e apportare modifiche durante la riunione. Un report di bilancio di successo affronterà sia la spesa passata che quella futura.
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Preparare un report di spesa per l'ultimo trimestre o per l'ultimo anno fiscale. Questo rapporto dovrebbe riepilogare la spesa in ciascuna categoria di spesa nel budget. Nel report è possibile aggiungere un'appendice che elenca le singole spese per ciascuna categoria. Se ci sono domande riguardanti spese specifiche durante la riunione, questo fornirà un facile punto di riferimento.
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Crea una previsione di spesa per il trimestre successivo e per il resto dell'anno fiscale. Includere i guadagni attesi e le spese previste nella previsione. Non è necessario essere specifici con le spese previste come con le spese passate.
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Scegli i punti che devi trattare di più durante la riunione. Concentrati principalmente sulle aree in cui sei al di sopra o al di sotto del budget. Questi sono i punti salienti che vorrai affrontare durante l'incontro.
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Affronta le aree in cui dovrai tagliare la spesa o aumentare gli obiettivi di guadagno per rispettare il budget. Questa sarà probabilmente la parte più grande della tua presentazione. Potrebbe essere necessario includere un punto in questa parte della presentazione per la discussione su come affrontare le carenze nel bilancio e nell'anno fiscale correnti.
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Crea grafici da includere in una presentazione PowerPoint o Keynote. Questi grafici dovrebbero colpire ciascuno dei tuoi punti principali nella presentazione e includere grafici di spesa e eccedenze. Includere diapositive per le domande a cui si desidera rispondere durante la presentazione.
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Rivedi i tuoi materiali ed esercitati a dare la presentazione. Fai una seconda copia della tua presentazione su una pen drive come backup.
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Distribuisci una copia del rapporto sul budget a ogni persona che partecipa alla riunione. È possibile distribuire il rapporto prima della riunione, in modo che i partecipanti possano esaminarlo e prepararsi a rispondere alle domande e dare suggerimenti.
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Fai la presentazione al tuo gruppo e resta concentrato sul budget mentre rispondi a tutte le domande che possono sorgere durante la riunione.