Il furto da parte dei dipendenti può aumentare notevolmente i costi aziendali. Uno dei modi migliori per prevenire i furti è creare un ambiente in cui i dipendenti sappiano che le accuse di furto saranno prese sul serio e indagate. È necessario stabilire procedure e linee guida affinché la propria azienda intraprenda un'indagine sui furti da parte dei dipendenti, in modo da poter essere sicuri di agire in modo sia legale che efficace.
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Assegna un investigatore. È necessario determinare se si assegnerà una persona a esaminare le accuse di furto dei dipendenti in base al reparto, all'ubicazione o al tipo di accusa. Cioè, potresti chiedere ai responsabili di reparto di indagare sui furti nei rispettivi reparti, chiedere ai responsabili di aree geografiche specifiche di monitorare i furti dei dipendenti o trattare i casi in base alla gravità assegnando la sicurezza per indagare sui furti gravi e lasciando accuse di piccoli furti ai supervisori.
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Inizia le indagini il più rapidamente possibile. È necessario creare un ambiente in cui i dipendenti sappiano che le perdite vengono esaminate rapidamente. Nel momento in cui sei a conoscenza della perdita, il tempo inizia a ticchettare sullo statuto delle limitazioni. Ogni stato ha leggi diverse su questo, quindi controlla le regole e le linee guida del tuo stato. I dipendenti vedranno che agisci rapidamente e che la reputazione da sola può aiutare a prevenire furti futuri.
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Decidi cosa fare con un dipendente indagato. Puoi lasciare il dipendente in posizione in modo da poter monitorare la situazione per continui furti. Tuttavia, se il dipendente sa che stai indagando, potrebbe essere meglio sospenderlo fino a quando non sarai in grado di prendere una decisione finale sul caso. Poiché la colpevolezza o l'innocenza non è stata decisa, dovrai pagare il dipendente fino a quando non saprai se intendi presentare accuse.
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Stabilire linee guida sulla riservatezza per gli investigatori. Metti in chiaro che i record dei dipendenti, le segnalazioni di altri dipendenti e le prove raccolte possono essere condivise solo con il team investigativo e con eventuali funzionari delle forze dell'ordine chiamati. Non consentire la diffusione di voci nella tua organizzazione sulla base di fughe di informazioni da parte degli investigatori.
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Stabilire linee guida sulla riservatezza per i dipendenti. Dì a tutti i dipendenti che devi intervistare nel caso in cui le loro risposte non saranno condivise con nessun dipendente al di fuori del team investigativo. Il timore di ritorsioni può indurre alcuni dipendenti testimoni a nascondere le informazioni. Garantisci ai tuoi dipendenti che nella tua azienda non saranno consentite ritorsioni.
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Scegli la disciplina o il licenziamento del dipendente. Una volta che hai i tuoi risultati, devi decidere cosa fare con il dipendente. Casi molto gravi che comportano un valore in dollari elevato o ripetute attività di furto possono farti licenziare. Assicurati che le tue prove siano chiare e convincenti, in modo da poter difendere la tua azione se necessario. In caso di piccoli furti, puoi decidere di disciplinare il dipendente. Questo può essere efficace non solo per fermare il furto di quel dipendente, ma anche per scoraggiare il furto tra gli altri nella tua azienda. La disciplina può includere la richiesta di restituzione, una sospensione temporanea senza retribuzione, una retrocessione e una lettera inserita nella cartella del dipendente.
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Recupera la tua perdita. Se non puoi ottenere la restituzione dal dipendente, puoi intentare una causa civile o perseguire accuse penali. Contatta anche il tuo agente assicurativo per vedere se la tua copertura si applica al caso particolare che hai indagato.