La tecnologia di messaggistica istantanea consente ai lavoratori di chattare tra loro in modo rapido e privato. La tecnologia è simile all'e-mail in quanto le informazioni vengono inviate al destinatario elettronicamente, tuttavia la messaggistica istantanea non richiede al destinatario di accedere a una casella di posta personale per recuperare il messaggio. I messaggi istantanei vengono visualizzati automaticamente nella schermata corrente del destinatario. Molte aziende utilizzano la messaggistica istantanea per aggiungere efficienza nella comunicazione sul posto di lavoro, ridurre le interferenze e migliorare il servizio clienti.
Migliora la comunicazione
La messaggistica istantanea migliora la comunicazione sul posto di lavoro. È più efficiente della posta elettronica perché consente ai messaggi di apparire immediatamente, risparmiando tempo. Attraverso la messaggistica istantanea, i lavoratori possono rimanere in costante contatto tra loro in caso sorgano problemi che richiedono assistenza. I manager possono lavorare in remoto e continuare a comunicare attivamente con i membri del team come se fossero nella stessa stanza.
Riduce le interruzioni
Molti lavoratori utilizzano la messaggistica istantanea come alternativa al telefono, alla posta elettronica o alle visite personali. Queste forme di comunicazione sono generalmente più dispendiose in termini di tempo e di disturbo della messaggistica istantanea. Tramite la messaggistica istantanea, i lavoratori comunicano tra loro mentre continuano con le attività correnti. Poiché la messaggistica istantanea non richiede ai lavoratori di interrompere il lavoro per rispondere al telefono o per avere una conversazione faccia a faccia, la tecnologia riduce notevolmente le interferenze sul posto di lavoro.
Migliora il servizio clienti
La messaggistica istantanea consente ai lavoratori di fornire informazioni in tempo reale ai clienti. Se un problema del servizio clienti richiede l'approvazione del manager o un'attenzione immediata, il lavoratore può richiedere informazioni o feedback ai manager o ai dipendenti di livello senior senza lasciare la propria scrivania. Ciò riduce il tempo di attesa del cliente e garantisce un'esperienza cliente di qualità.
Conveniente
La messaggistica istantanea è una forma di comunicazione conveniente. Per le grandi aziende che collaborano regolarmente tra le sedi, la messaggistica istantanea consente di risparmiare sulle spese di viaggio. La messaggistica istantanea consente alle aziende di condurre riunioni, creare presentazioni e inviare e ricevere applicazioni online senza la necessità di recarsi in altri uffici. La tecnologia consente inoltre agli utenti di apportare immediatamente correzioni a documenti e fogli di calcolo, risparmiando sui costi di stampa e distribuzione.