Quando avvii la tua attività per la prima volta, i tuoi file su clienti, fornitori e prodotti potrebbero essere così ridotti da poterli tenere immediatamente disponibili e a portata di mano sulla tua scrivania. Ma man mano che la tua azienda cresce e il tempo passa, aumenta anche la quantità di scartoffie. È necessario archiviare questo numero crescente di documenti cartacei negli schedari, dove alla fine si esaurirà lo spazio. Per mantenere i dati correnti facilmente accessibili e utili, converti le vecchie informazioni in file inattivi.
Nozioni di base
I file inattivi sono costituiti da documenti e altre informazioni che non sono più necessarie per condurre le attività quotidiane. Questi file possono essere costituiti da moduli fiscali di tre anni fa, ordini di acquisto per prodotti già venduti o informazioni sui clienti che hanno acquistato da te l'ultima volta più di un anno fa. In alcuni casi, come i documenti fiscali, è necessario conservare i registri per scopi legali. Altri che potresti voler tenere in giro come riferimento, ad esempio quando un cliente ti chiede di cercare uno stile che ha acquistato due anni fa. La linea di demarcazione tra record attivi e inattivi varia in base all'azienda e potrebbe dipendere dalla quantità di spazio di archiviazione disponibile. Ma una linea guida utile è trasformare i record che sono rimasti intatti per un anno in file inattivi.
Transfer
Sviluppa un metodo sistematico per convertire i file attivi in file inattivi. Un metodo è renderlo parte delle procedure di fine anno. Nell'ultima settimana circa dell'anno, esamina i tuoi file ed estrai tutti i record dagli schedari del tuo ufficio. Trasferisci questi vecchi documenti in scatole di immagazzinaggio che tieni in una stanza sul retro. Se è necessario accedere ai file inattivi, è comunque possibile farlo facilmente.
fuori sede
Quando si esaurisce lo spazio dietro le quinte, è necessario considerare un'opzione fuori sede. Una possibilità è un armadietto di archiviazione che si affitta mensilmente, che può far risparmiare denaro ma può sottoporre i file a temperature estreme. Un'opzione più sicura è una struttura climatizzata progettata appositamente per i record importanti. Sebbene sia più costoso, i tuoi file sono protetti da temperature estreme e problemi biologici come muffe e funghi.
Passando al digitale
Se non ti piace l'idea di destreggiarti con la carta ogni pochi mesi o anni solo per archiviarli correttamente, valuta la possibilità di digitalizzare i tuoi file. Anche l'IRS accetta versioni digitali delle ricevute come prova di spesa. Questo processo riduce un cabinet pieno di record in bit e byte che occupano molto meno spazio su supporti di memorizzazione magnetici. Puoi tenere a portata di mano molti più record e renderli immediatamente accessibili a chiunque abbia un computer. È inoltre possibile duplicare i file inattivi in posizioni diverse o su server fuori sede. Se succede qualcosa che distrugge lo spazio di archiviazione in un'area, i tuoi file vengono comunque conservati da qualche altra parte. Per avviare il processo, chiedi al tuo personale impiegatizio di digitalizzare qualsiasi documento cartaceo non appena lo riceve. Dovrai acquistare scanner, dischi rigidi e software per l'archiviazione. Per quanto riguarda i file inattivi esistenti: potrebbe essere un uso migliore delle risorse del personale assumere una società esterna per digitalizzare i record.