Una delle funzioni aziendali più basilari è la gestione del denaro in entrata in azienda a seguito dell'attività di vendita. L'azienda deve creare conti per i clienti per strutturare i pagamenti e affrontare la questione se emettere credito ea chi. Deve raccogliere il denaro dai clienti che hanno effettuato acquisti e deve conciliare fatturazione e fondi ricevuti. Tutte queste attività richiedono politiche che diano loro una direzione e procedure per specificare come i dipendenti le svolgono.
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Le aziende devono bilanciare l'accelerazione dell'incasso dei crediti con la possibilità di acquisire clienti mediante l'emissione di credito e l'implementazione di condizioni di pagamento agevoli. Le piccole imprese hanno spesso un accesso limitato al credito e potrebbero dover dipendere dal rapido pagamento degli importi in sospeso. Le politiche aziendali definiscono gli obiettivi e il quadro delle funzioni di contabilità clienti dal punto di vista di tali limitazioni. I problemi di qualità spesso portano a ritardi nei pagamenti e l'azienda deve considerare la soddisfazione del cliente nelle procedure di incasso.
Gestione della fatturazione
Il primo passo nell'implementazione di un sistema di contabilità clienti è lo sviluppo di politiche e procedure per la fatturazione. Un'azienda può accelerare l'incasso emettendo fatture non appena la vendita è completata. Le politiche interne devono specificare quando il reparto vendite deve segnalare le vendite e quando il reparto contabilità deve emettere la fattura. Le procedure descrivono cosa deve includere il rapporto di vendita, come prepararlo e dove inviarlo. Le procedure contabili forniscono i dettagli della preparazione della fattura, della verifica, dell'inserimento dei dati nel software di contabilità e dell'invio delle fatture.
Gestione del credito
A meno che i clienti non paghino sempre in anticipo, in genere ricevono un credito, almeno fino a quando non pagano le bollette. I clienti che ricevono credito devono disporre di account per i quali l'azienda ha eseguito un controllo del credito e di cui monitora il pagamento tempestivo. Le politiche aziendali specificano quali clienti possono aprire conti, quale tipo di processo di approvazione del credito applicare e gli standard di credito richiesti. Le procedure descrivono in dettaglio le informazioni sull'account richieste ai clienti, chi esegue il controllo del credito e come. Le procedure di gestione dell'account forniscono dettagli sul monitoraggio delle prestazioni di pagamento e su come sospendere il credito quando necessario.
Recupero crediti
Il passaggio finale nel funzionamento di un sistema di contabilità clienti consiste nel riscuotere gli importi dovuti il più rapidamente possibile. Se un'azienda opera in un settore in cui il pagamento in 30 giorni è lo standard, può offrire sconti o incentivi per pagamenti anticipati. Promemoria regolari ai clienti con account scaduti sono uno strumento efficace. Le politiche specificano i termini di pagamento standard, eventuali sconti e un programma per i solleciti, nonché le conseguenze per i ritardi di pagamento. Le procedure di incasso descrivono in dettaglio i pagamenti, inserendo le ricevute nel sistema contabile, inviando promemoria per pagamenti in ritardo e avviando ulteriori azioni di incasso.