Il vantaggio principale dei sistemi informativi è la loro capacità di fornire a un utente le informazioni necessarie per svolgere qualsiasi attività in modo efficace ed efficiente. I database informatici e le registrazioni cartacee forniscono dati, ma i sistemi informativi forniscono i dati appropriati sulle attività di ciascun utente nel formato più adatto a tale utente. I sistemi informativi possono presentare dati in tempo reale o archiviati secondo necessità e sono adattabili a requisiti di informazione nuovi o modificati.
Informazioni personalizzate
Un sistema informativo fornisce a ogni utente le informazioni di cui ha bisogno per prendere decisioni o agire. Un responsabile delle vendite che esamina i dati di vendita può vedere un quadro generale delle attività del proprio reparto durante la settimana corrente, mentre un venditore, utilizzando lo stesso set di dati, vede i suoi record visualizzati in modo che indichino quali clienti sono stati o non sono stati contattati. Scavare le informazioni da un sistema di registrazione cartacea richiederebbe molto più tempo, sarebbe più incline a perdere dati e sarebbe costato di più da produrre rispetto al tempo e alle spese necessari a un impiegato per inserire i dati.
Moduli personalizzati
I formati personalizzati rendono i sistemi informativi più efficaci perché i dati sono più facili da usare. Un venditore alla ricerca di informazioni sulla produttività della sua settimana potrebbe visualizzare sullo schermo un elenco dei suoi contatti e gli ordini di acquisto recenti di ciascuno. Il responsabile delle vendite, sulla base dello stesso set di dati, può visualizzare un grafico a torta che mostra la quota di vendite totali di ciascun rappresentante di vendita e un grafico a barre che mostra il volume delle vendite per ciascun prodotto, mentre un'altra schermata potrebbe visualizzare gli stessi dati rispetto a un tempo precedente periodo. Un contabile che esamina gli stessi dati potrebbe avere un elenco dei dollari generati da ciascun rappresentante di vendita e dei dollari totali generati per ogni prodotto.
Informazioni in tempo reale
Un sistema informativo può essere un vantaggio per un'operazione di produzione. Se una linea di produzione si ferma, le informazioni in tempo reale fornite possono aiutare l'operatore della linea a determinare rapidamente se l'arresto è il risultato di un guasto meccanico, mancanza di prodotto o qualche altra causa. Il vantaggio è la conversione immediata dei dati in informazioni utili presentate a persone che possono agire in base a tali informazioni.
Adattabilità
I sistemi informativi sono flessibili e possono essere riprogrammati per crescere con le necessità. Spesso, singole parti del sistema possono essere aggiornate e installate senza interruzioni dell'intero sistema.