Uno studio medico è un'attività basata sui servizi in cui i pazienti pagano per i servizi del medico e, occasionalmente, pagano per i test eseguiti o per i farmaci somministrati nello studio del medico. In quanto tale, lo studio di un medico deve mantenere i registri contabili in modo che i pazienti e le loro compagnie di assicurazione possano essere fatturati correttamente per i servizi prestati dal medico. Oltre ai pagamenti effettuati dai pazienti, i medici devono raccogliere e registrare una serie di dati contabili aggiuntivi, tra cui spese generali, attrezzature, farmaci e costi di manodopera per garantire che le loro pratiche siano redditizie.
Informazioni per il paziente
Ai fini della contabilità, ogni paziente che visita uno studio medico può essere visto come un cliente. L'ufficio deve raccogliere diverse informazioni importanti da ciascun cliente per garantire che la visita venga fatturata correttamente. Insieme alle informazioni di contatto standard, come il nome, il numero di telefono e l'indirizzo del paziente, gli uffici del medico in genere raccolgono il numero di previdenza sociale del paziente e le informazioni sul datore di lavoro, quindi se il pagamento non viene ricevuto, possono procedere con il processo di raccolta. Il personale dell'ufficio deve anche raccogliere le informazioni sull'assicurazione di ciascun paziente, compreso l'indirizzo di fatturazione della compagnia di assicurazione e le informazioni sul co-pagamento, in modo che il co-pagamento appropriato possa essere raccolto al momento della visita. Queste informazioni devono essere aggiornate almeno una volta all'anno, poiché le polizze di assicurazione sanitaria vengono rinnovate su base annuale e se un paziente cambia piani assicurativi o società, le informazioni di fatturazione e gli importi del co-pagamento potrebbero essere diversi.
Informazioni contabili generali
Gli studi medici devono anche registrare le informazioni contabili generali sulla pratica, inclusi i costi e le spese di esercizio. Questo elenco include i costi di affitto, elettricità, servizio telefonico, manodopera e attrezzature. Mentre molti medici sono più concentrati sulla parte medica delle loro pratiche, qualcuno all'interno dello studio deve essere consapevole di queste spese critiche in modo che i membri del personale vengano pagati ogni mese e quindi ci siano più soldi in entrata che in uscita. Una corretta contabilità dei test e dei farmaci somministrati in ufficio consentirà inoltre a un responsabile dell'ufficio o ad un altro membro del personale di sapere facilmente quando è il momento di riordinare forniture o farmaci.
Record del paziente
Mentre alcuni potrebbero non considerare la cartella clinica di un paziente come uno strumento contabile, le cartelle cliniche contengono una grande quantità di informazioni, inclusi eventuali farmaci somministrati e le loro quantità, nonché eventuali test eseguiti in ufficio, come un'analisi del sangue. La conservazione di registrazioni accurate di queste informazioni garantisce che le tariffe corrette siano fatturate sia al paziente che alla compagnia assicurativa del paziente in modo che i costi dei prodotti farmaceutici e delle forniture siano coperti e l'uso delle attrezzature sia pagato.
Collaborazione con altre pratiche
Se un medico ha un accordo con altri studi medici, è necessario registrare ulteriori informazioni contabili per ciascuno di questi accordi. Ad esempio, se un medico ha un accordo con una struttura di test in modo che i suoi pazienti possano sottoporsi a test senza essere fatturati, il medico deve registrare ogni volta che indirizza un paziente alla struttura di test in modo che il centro di test riceva il pagamento appropriato e l'assicurazione del paziente viene fatturato per il test.