I fax rappresentano un mezzo conveniente per condividere le informazioni che devono arrivare più velocemente di quanto la posta normale possa trasmetterle. Quando la macchina che stai cercando di contattare suona occupata per lunghi periodi di tempo, la frustrazione di portare il tuo compito di fax a una conclusione soddisfacente può usurpare tempo di lavoro altrimenti produttivo. Per far arrivare il tuo documento al destinatario, utilizza un approccio strutturato per la risoluzione dei problemi della tua potenziale connessione.
1
Consenti al tuo fax di ricomporre il numero occupato. I fax ritentano automaticamente le chiamate quando la parte ricevente non risponde. Il numero di tentativi della macchina può essere regolabile, quindi controlla la guida per l'utente per le impostazioni.
2
Chiama la linea vocale di un cliente o fornitore al cui numero di fax diretto stai trasmettendo. Informarsi su quando si aspetta che la sua linea fax venga liberata in modo da poter impostare il tempo della chiamata. Se la linea non viene cancellata in tempo, verifica la presenza di un altro numero di fax che puoi utilizzare per inviare il materiale, a un collega del tuo contatto oa una linea fax generale.
3
Chiedere al destinatario se è possibile inviare il documento come allegato PDF a un messaggio di posta elettronica. Se la tua trasmissione è costituita da un file che ha avuto origine sul tuo computer, puoi distillarlo in formato Acrobat e inviarlo per posta.
4
Usa la capacità di trasmissione programmata del tuo fax per inviare il fax fuori orario quando una linea eccezionalmente occupata finalmente si libera. Verificare con il destinatario per verificare che il materiale rimarrà indisturbato per la sua attenzione il giorno successivo.