I libri contabili vengono utilizzati per tenere conto di tutti i soldi spesi e guadagnati nel corso delle operazioni aziendali. Utilizzando colonne per debiti e crediti, contabili e manager aziendali mantengono un saldo corrente delle transazioni aziendali. Un libro mastro contabile che non è in equilibrio indica ai manager che il denaro non viene contabilizzato e che potrebbe essere perso a causa di errori d'ufficio o pratiche non etiche. Tutte le informazioni sulle transazioni per una contabilità generale contabile vengono ottenute dal giornale di registrazione contabile generale.
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Guarda la transazione che intendi registrare nella contabilità generale. Vai alla sezione del libro mastro in cui rientra la transazione. Il tuo libro mastro dovrebbe avere una sezione per ogni tipo di transazione. Ad esempio, se la tua azienda spende soldi in pubblicità, dovresti registrare ogni spesa pubblicitaria nella sezione "Spese pubblicitarie" della tua contabilità generale. Se una sezione non esiste per la tua transazione, creane una.
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Crea una pagina nella sezione selezionata del libro mastro su cui scrivere i dettagli della tua transazione. La pagina conterrà cinque colonne, denominate "Data", "Descrizione", "Addebito", "Credito" e "Saldo". Ogni riga rappresenta una transazione.
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Registrare le transazioni dal giornale di registrazione generale nella contabilità generale della contabilità. Includere la data, la descrizione della transazione e se la transazione è un debito o un credito. Ad esempio, se ricevi entrate per i tuoi servizi, scrivi la data della transazione delle entrate, i dettagli della transazione e l'importo da accreditare.
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Scrivi il nuovo saldo del conto dopo aver registrato la transazione. Se hai $ 10,000 in terreni, ma registri una transazione in cui hai venduto parte di quella proprietà per $ 2,000, il tuo nuovo saldo è $ 8,000 in terreni per l'account.
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Ripetere questo processo finché non si annota ogni transazione dal giornale di registrazione generale alla contabilità generale della contabilità.
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Verificare che la somma dei saldi finali dei tuoi conti per tutti i conti sia uguale alla somma di tutti i saldi finali dei debiti. Se non sono uguali, il denaro non è stato registrato correttamente.