La gestione dell'inventario è qualcosa con cui molte aziende di servizi lottano poiché generalmente non dispongono di un elenco specifico di articoli utilizzati allo stesso modo di un'attività di vendita al dettaglio. La natura di un'attività di impianti idraulici e di riscaldamento, con l'inventario che va e viene spesso durante le chiamate, può far sì che l'azienda spenda troppi soldi per l'inventario che non è necessario o rischia di turbare i clienti con ritardi causati dalla mancanza di parti disponibili. La creazione di un sistema di inventario per la tua attività di impianti idraulici e di riscaldamento ti aiuterà a monitorare e organizzare meglio il tuo inventario attuale ea pianificare l'inventario in modo conveniente.
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Scegli un luogo di stoccaggio per il tuo inventario, tenendo in considerazione la facilità con cui puoi spostarti tra gli scaffali e il clima, poiché oggetti come cinture, tubi flessibili o imbottiture isolanti possono essere danneggiati dall'eccessivo calore, freddo o esposizione all'acqua. Porta tutto il tuo inventario attuale nel luogo di stoccaggio e richiedi ai dipendenti di fare un elenco di tutti gli articoli attualmente nei loro camion o furgoni.
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Crea un registro dell'inventario vuoto elencando tutti gli articoli utilizzati dalla tua azienda di impianti idraulici e di riscaldamento in una singola colonna con le date come intestazioni nella parte superiore. Il numero di ogni articolo può essere elencato sotto la data appropriata mentre gestisci il tuo inventario. Puoi utilizzare programmi di fogli di calcolo generali come Microsoft Excel o Open Office Calc o selezionare un programma progettato specificamente per la gestione dell'inventario. Qualsiasi programma che utilizzi dovrebbe venire con un tutorial di base su come inserire informazioni e creare titoli, grafici o formule che ti aiuteranno a costruire il tuo registro di inventario vuoto.
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Inserisci il numero di ogni articolo nel tuo inventario attuale nel registro vuoto. Per risparmiare tempo e migliorare l'efficienza, inserisci il tuo inventario mentre lo organizzi nel tuo spazio di archiviazione. Posiziona oggetti pesanti o ingombranti e oggetti che vengono utilizzati spesso più vicino alla porta in modo da non doverli portare lontano. Inoltre, considera i tipi di chiamate idrauliche e di riscaldamento che la tua azienda riceve più frequentemente: le parti per meccanismi idraulici o sistemi di riscaldamento più vecchi, richiamati o meno popolari possono essere annotati nell'inventario e quindi immagazzinati nelle aree meno accessibili.
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Esamina il registro del tuo inventario corrente ed elenca i tuoi dipendenti sulle forniture che hanno a disposizione, nonché sulle ricevute di vendita passate e sui moduli d'ordine per determinare quando ordinare gli articoli. Di solito, in cima alla lista ci saranno cose usate spesso o che tendono a dover essere sostituite frequentemente, come nastro da idraulico, mastice, filo metallico, rondelle di gomma e flapper, filtri di ventilazione o elementi riscaldanti. Crea una pianificazione per l'ordinazione di determinati materiali di consumo e imposta promemoria per te stesso tramite e-mail o un programma di calendario / task manager sui giorni in cui controllare e ordinare l'inventario.
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Usa il tuo foglio di calcolo o il programma di inventario per creare un modulo di parti vuoto. Fai delle copie e lasciale nell'area di stoccaggio affinché i dipendenti possano usarle mentre caricano i loro camion o furgoni per soddisfare le chiamate idrauliche e di riscaldamento. Ogni volta che un elemento viene rimosso, aggiunto o necessario, il dipendente deve compilare un modulo e inviarlo all'ufficio principale. Una volta alla settimana circa, esamina i moduli delle parti e aggiorna il registro dell'inventario. Questo ti aiuterà a monitorare meglio quando le cose sono necessarie e modificare il tuo programma di ordinazione in modo appropriato. Quando è necessaria una parte specifica che non è già nel tuo inventario, crea una nuova voce e nota che era per un determinato lavoro idraulico o di riscaldamento in modo da poter tenere traccia delle tendenze e iniziare a ordinare quell'articolo regolarmente se necessario.