La chiave per fornire un briefing di successo è mantenerlo accurato, conciso e chiaro. Sebbene l'obiettivo possa essere simile a una presentazione o a un discorso, il formato stesso è diverso. Proprio come in altri tipi di comunicazione orale, tuttavia, un briefing di successo si concentra sul pubblico. Mentre le informazioni fornite durante un briefing sono importanti, la cosa più importante è che le informazioni evochino la risposta desiderata.
Buone pratiche generali
Conosci il tuo argomento e comprendi appieno gli obiettivi per lo svolgimento del briefing. A differenza di un discorso, che è molto spesso pianificato fino alla parola finale, un briefing di successo viene spesso pronunciato estemporaneamente. Uno schema ben organizzato o alcune note strategiche e informazioni di supporto, come alcune diapositive semplici ma molto rilevanti o dispense del pubblico, sono tutto ciò che dovresti portare con te sul leggio o sul podio.
Dare un briefing organizzato
Un briefing di successo ha un inizio, un corpo e una fine distinti. Inizia il briefing presentando una panoramica generale delle informazioni che stai per presentare. Una buona idea è semplicemente fare riferimento ai punti principali nella struttura del briefing. Il corpo del briefing dovrebbe fare riferimento agli obiettivi nell'ordine presentato in quella bozza. Organizzare i punti principali di ciascun obiettivo in un formato e in un ordine logico specificati, ad esempio cronologicamente, utilizzando un formato causa-effetto o un'organizzazione topica. Il finale dovrebbe consistere in un breve riassunto delle informazioni appena presentate. Assicurati di ringraziare il pubblico per aver ascoltato prima di concludere il briefing.
Stabilisci una presenza dominante
Il contatto visivo, i movimenti del corpo e la voce sono elementi cruciali nei briefing di successo. Non guardare oltre le teste del pubblico o tra i membri del pubblico, ma mantieni invece il contatto visivo diretto come faresti durante una normale conversazione. Cerca e presta la massima attenzione ai membri del pubblico di alto livello, ma se possibile, cerca di prestare almeno una certa attenzione a ciascun membro del pubblico. Una posizione ferma e gesti naturali delle mani sono importanti, poiché la maggior parte dei briefing viene impartita da dietro un leggio o un podio. Parla in modo chiaro e articolato in modo che le tue parole siano facili da capire. Inoltre, varia la velocità, il volume, la forza e il tono della tua voce e della tua pronuncia.
Rispondi alle domande del pubblico
Una sessione finale di domande e risposte è una caratteristica distintiva di un briefing di successo. Chiedi un feedback e preparati a rispondere a una serie di domande. Mentre molto probabilmente sarai in grado di anticipare alcune delle domande più comuni, altre potrebbero sembrare spuntate dal nulla. Se non puoi rispondere immediatamente a una domanda, dillo e dai un lasso di tempo per fornire la risposta. Parla con sicurezza, mantieni le risposte brevi e non essere evasivo nemmeno di fronte a una domanda difficile o negativa.