Un registro aziendale di ricevute di cassa è un documento di origine utilizzato durante le transazioni in contanti quando le ricevute o un registratore di cassa potrebbero non essere disponibili. Ad esempio, se un ente di beneficenza invia volontari nella comunità per raccogliere fondi in contanti per un progetto speciale, al volontario potrebbe essere chiesto di tenere un registro delle ricevute in contanti per tenere conto del denaro ricevuto. La quantità di denaro trasformata nel contabile dovrebbe concordare con il registro. Pensa al registro come a un documento di origine che tiene traccia dei crediti in contanti e consente alla contabilità di riconciliare il denaro ricevuto con l'importo che avrebbe dovuto essere raccolto per i prodotti venduti.
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Crea un registro del foglio di calcolo. Un registro aziendale di ricevute di cassa include in genere colonne per la data; il nome e l'indirizzo dell'acquirente; il nome del prodotto; quantità venduta; costo per articolo; e denaro totale ricevuto. È possibile impostare colonne aggiuntive per il numero di telefono del cliente, il numero o il nome del dipendente e la data di consegna. La chiave è tenere traccia delle informazioni di cui la contabilità avrà bisogno per elaborare le ricevute di cassa e rintracciare il pagamento agli ordini o alle vendite dei prodotti. Aggiungi tutte le righe che desideri, ma limita il registro a una pagina. Il registro può essere stampato per le persone in movimento o compilato in ufficio quando arrivano i contanti.
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Compilare il registro ogni volta che si riceve denaro. Assicurati che il totale corrisponda alla quantità di denaro ricevuto.
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Calcola il totale generale quando sei pronto per consegnare il denaro aggiungendo la colonna "Totale". Assicurati che il denaro in mano concordi con il totale generale prima di trasferire il denaro in contabilità. Le procedure contabili dovrebbero identificare la frequenza con cui i fondi in contanti vengono consegnati per essere depositati. Se esiste una carenza, ricontrolla la moltiplicazione della quantità per il prezzo unitario e la somma che costituisce il totale generale.