Sarebbe bello semplicemente "pensare" a un messaggio di posta elettronica che viene quindi inviato automaticamente a un client tramite i nostri computer o telefoni cellulari, ma non sta ancora accadendo. Ci sono funzionalità, tuttavia, nelle e-mail e nei programmi ausiliari che genereranno automaticamente e-mail per te per quanto la tecnologia attuale lo consente. Questo in genere significa vari metodi per generare inoltri, messaggi a tempo o risposte automatiche.
Genera inoltri automatici
La maggior parte delle piattaforme di posta elettronica consente di generare inoltri automatici a un indirizzo specifico ogni volta che si riceve un'e-mail. Cerca termini come "POP" o "Inoltro" nelle impostazioni della piattaforma o nel menu delle opzioni. Ad esempio, in Yahoo! Posta, fai clic sul menu a discesa "Opzioni", quindi "Opzioni di posta", quindi "Visualizza e inoltra". Seleziona "Inoltra il tuo Yahoo! Mail" e inserisci l'indirizzo email a cui desideri inoltrare. Fai clic su "Salva modifiche". L'esecuzione di questo passaggio è essenziale prima di tentare la sezione successiva.
Filtro automatico e inoltro
Alcune piattaforme di posta elettronica, come Gmail, dispongono di filtri di posta elettronica che è possibile utilizzare per generare inoltri automatici di posta in arrivo specifica ad altri account di posta elettronica. In Gmail, ad esempio, fai clic sull'icona "ingranaggio" in alto a destra nella tua pagina Gmail. Seleziona "Impostazioni" dal menu a discesa. Fare clic su "Filtro". Fai clic su "Crea un nuovo filtro". Immettere i criteri per l'inoltro, ad esempio la posta proveniente da un determinato mittente. Fai clic su "Crea filtro con questa ricerca". Seleziona la casella "Inoltra a" e scegli l'indirizzo a cui desideri inoltrare il messaggio. Segui le istruzioni per la tua piattaforma di posta elettronica, se supporta tale inoltro.
Tempistica e risposta automatiche
Alcune piattaforme di posta elettronica ti consentono di pianificare quando invii le tue email. Nella schermata del messaggio composto, cerca un pulsante "Invia più tardi" o qualcosa di simile nelle impostazioni o nel menu delle opzioni. Nella piattaforma di Go Daddy, ad esempio, cerca una piccola icona con il logo di una busta dell'orologio nell'angolo in alto a sinistra. Per alcune piattaforme, tuttavia, come Gmail, dovrai installare un plug-in per ottenere questa funzione. Per Gmail, scarica il plug-in Boomerang (vedi la sezione Risorse), che funziona solo con i browser Firefox e Google Chrome. Boomerang invia automaticamente le e-mail all'ora stabilita. Per altre piattaforme, cerca questa funzione nei menu Impostazioni o Opzioni.
La maggior parte delle piattaforme di posta elettronica supporta anche le e-mail di risposta automatica, a volte chiamate "risponditori di ferie", in cui un messaggio pre-scritto viene inviato automaticamente a chiunque ti invii un'e-mail durante un periodo di tempo specificato. Cerca "risposta automatica" o "risponditore automatico" nei menu Impostazioni o Opzioni del tuo programma di posta elettronica.
Programmi ausiliari
Programmi come Constant Contact e Social Digest di FanBridge generano automaticamente e-mail per elenchi di e-mail dei clienti. Constant Contact si rivolge a qualsiasi azienda con un elenco di e-mail dei clienti e FanBridge si rivolge a musicisti, comici, atleti e altri personaggi pubblici simili. Il programma Social Digest di FanBridge raccoglie i dati dai siti di social media specificati dall'utente, come Tumblr, e li compila in un'e-mail che viene inviata ai fan tramite e-mail. Constant Contact invia automaticamente e-mail di benvenuto e altri messaggi a un elenco di e-mail in orari specificati. Segui le istruzioni per il programma che preferisci.