Le entrate che ci si può aspettare dalle registrazioni a una conferenza spesso non sono sufficienti a coprire i costi e il denaro degli sponsor può colmare la differenza. I potenziali sponsor vogliono sapere in che modo la loro sponsorizzazione andrà a vantaggio delle loro aziende o organizzazioni. Hanno bisogno di una panoramica dei partecipanti attesi alla conferenza e di esempi specifici di esposizione o altri vantaggi che puoi offrire. Il valore dei potenziali benefici è influenzato dal numero di persone che impareranno a conoscere la sponsorizzazione, l'importanza che gli date e quanto bene le caratteristiche dei partecipanti alla conferenza attesi corrispondono ai segmenti di mercato a cui lo sponsor si rivolge. Una proposta di sponsorizzazione che copre questi aspetti può darti la sponsorizzazione di cui hai bisogno.
Identifica potenziali sponsor
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Fai un elenco di aziende che offrono prodotti o servizi relativi all'argomento della conferenza. Aggiungi organizzazioni governative, agenzie di regolamentazione e organizzazioni non profit che si occupano di questioni simili.
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Ricerca le organizzazioni elencate per determinare se hanno programmi di sponsorizzazione. Controlla se hanno sponsorizzato conferenze o eventi simili in passato. Assicurati che le organizzazioni abbiano un interesse dimostrato nei segmenti di mercato rappresentati dai partecipanti alla conferenza.
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Contatta le organizzazioni per scoprire se prenderebbero in considerazione la possibilità di sponsorizzare la tua conferenza. Ottieni le informazioni di contatto per la persona o il dipartimento responsabile della decisione.
Prepara il tuo pacchetto di sponsorizzazione
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Raccogliere materiale sulla conferenza, conferenze passate e sponsor se applicabile, obiettivi della conferenza, come funzionerà e quali organizzazioni parteciperanno. Preparare un interessante pacchetto di informazioni dal materiale.
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Preparare un'analisi dettagliata dei partecipanti attesi alla conferenza. Annota i numeri dei diversi gruppi di partecipanti che ti aspetti, come i relatori, i dipendenti dell'azienda o il pubblico in generale. Aggiungi tutte le informazioni demografiche, lavorative o di altro tipo che conosci, ma assicurati che le informazioni siano anonime senza informazioni private identificabili.
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Descrivi in dettaglio i vantaggi che puoi offrire agli sponsor e valuta quanto vale ogni vantaggio facendo riferimento a eventi simili con dimensioni di pubblico simili. Guarda quanto costerebbe a uno sponsor raggiungere lo stesso numero di persone attraverso altri canali. Completa il pacchetto di sponsorizzazione con livelli e prezzi dettagliati.
Negozia la sponsorizzazione
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Invia il pacchetto di sponsorizzazione a ciascuno dei potenziali sponsor. Segui per assicurarti che lo abbiano ricevuto e chiedi il nome della persona che se ne occupa. Contatta la persona responsabile e determina se sta valutando la tua proposta o se vorrebbe che fosse cambiato qualcosa. Apporta le modifiche che richiedono che siano gradite a te.
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Dopo aver dato ai tuoi potenziali sponsor il tempo di considerare la tua proposta, contatta di nuovo la persona responsabile e chiedi se l'organizzazione è interessata alla sponsorizzazione. Organizza un incontro con le organizzazioni interessate.
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Pianifica prima gli incontri con le organizzazioni più interessate e incoraggiali a prendere la sponsorizzazione di alto livello e più costosa. Offrire i livelli inferiori alle organizzazioni meno interessate nelle riunioni successive. Negoziare per consentire a ciascuna parte interessata di sponsorizzare l'evento a un livello con cui si sente a proprio agio.