Il peggior incubo di un imprenditore si è avverato. Un dipendente fidato di lunga data ha confessato di essersi appropriato dei fondi dell'azienda. Sfortunatamente, gli imprenditori sono spesso consumati dalla gestione dei dipendenti, dal servizio clienti e dallo spegnimento quotidiano degli incendi che la maggior parte delle responsabilità finanziarie sono affidate a qualcun altro. Tuttavia, una volta che un imprenditore è diventato vittima di una frode, cerca risposte per prevenire la situazione in futuro. Un solido sistema di controlli interni aiuta le aziende a dissuadere i dipendenti dal commettere frodi.
1
Educare la direzione sui tre indicatori di frode. Secondo l'Association of Certified Fraud Examiners, le frodi sui rendiconti finanziari comportano la pubblicazione intenzionale di informazioni false in qualsiasi parte di un rendiconto finanziario. Per aiutare a prevenire attività fraudolente, la direzione deve implementare controlli interni, o struttura, e sapere quali situazioni cercare. Le persone commettono una frode quando sono sotto pressione situazionale o finanziaria, quando è presente l'opportunità di commettere una frode e quando l'autore razionalizza facilmente l'attività fraudolenta.
2
Separare le funzioni contabili. Uno dei principali fattori di un efficace sistema di controllo interno è la separazione dei compiti. La gestione aiuta a prevenire le frodi riducendo gli incentivi alle frodi. Un incentivo, l'opportunità di commettere frodi, si riduce quando le funzioni contabili vengono separate. L'atto di separazione dei compiti separa le funzioni di tenuta dei registri, autorizzazione e revisione nel processo contabile. Per separare i compiti, coinvolgere più di una persona nel processo di preparazione del bilancio. Pertanto, o che si verifichi una frode, due dipendenti devono colludere per perpetrare il reato.
3
Stabilire un forte ambiente di controllo. Un forte ambiente di controllo, altrimenti noto come tono forte al vertice, implica l'arruolamento della direzione per dimostrare un comportamento etico. L'ACFE osserva che qualsiasi impostazione di gestione dei toni avrà un effetto a cascata sui dipendenti dell'azienda. Un tono forte viene sviluppato stabilendo e rispettando una serie scritta di politiche. Le politiche devono essere concise e includere le conseguenze quando le procedure vengono disobbedite. Inoltre, secondo il Fraud Examiners Manual dell'ACFE, uno dei modi più semplici per stabilire un forte tono morale per un'organizzazione è assumere dipendenti moralmente sani.
4
Avviare gli esami annuali dei rendiconti finanziari da parte di una parte esterna. In molti casi, la direzione è la parte che commette la frode. La direzione può sentire la pressione per raggiungere gli obiettivi finanziari per l'azienda o può ricevere incentivi se determinati obiettivi vengono raggiunti. Per evitare che la direzione si impegni in rettifiche eccessivamente aggressive al bilancio, chiedere a una parte indipendente di esaminare il bilancio su base annuale. Coinvolgere un revisore per eseguire una revisione del bilancio o una verifica scoraggia i dipendenti dal presentare consapevolmente rendiconti finanziari errati.