Un discorso di pubbliche relazioni, o discorso di PR, annuncia importanti sviluppi come nuovi prodotti, riorganizzazioni aziendali, nuovo personale, nuovi uffici, espansione ed eventi della comunità che l'azienda sponsorizza o partecipa. Il discorso può anche essere necessario per rispondere a un evento negativo che colpisce l'azienda. Tieni presente che il parlato viene pronunciato a circa 80-150 parole al minuto, quindi un discorso di 10 minuti sarebbe compreso tra 800 e 1,500 parole a seconda della velocità o della lentezza con cui parli. (rif 1)
Pubblico
Determina chi è il pubblico. Ad esempio, un discorso che delinea la performance finanziaria dell'azienda rivolto ai dipendenti dell'azienda subito prima di un licenziamento è diverso da un discorso che annuncia una joint venture strategica che si rivolge a redattori di giornali e giornalisti. Un altro fattore da considerare è se il discorso viene tenuto in diretta e di persona al pubblico, se viene trasmesso tramite televisione o radio o presentato tramite un webcast.
Obiettivi
Rispondi alla domanda sul perché stai tenendo il discorso prima di iniziare a scrivere. Concentrati sull'obiettivo del discorso. Copri solo uno o due punti principali del discorso. Più di questo può creare confusione per il pubblico. Determina cosa vuoi che faccia il pubblico quando finisci il discorso. Offri un forte invito all'azione nella conclusione.
Titolo
Un titolo accattivante attira l'attenzione dei partecipanti proprio come fa in un comunicato stampa scritto. Ad esempio, invece di annunciare che la tua attività ha un nuovo prodotto che fa risparmiare tempo, il titolo potrebbe essere: cosa faresti con 30 minuti extra ogni giorno? Il sottotitolo potrebbe essere: Questo è quanto tempo risparmierai con il nostro nuovo gizmo. Scansiona i titoli dei giornali per ottenere idee per il titolo e il sottotitolo.
Punteggio
Un comunicato stampa copre le cinque W di chi, cosa, quando, perché e dove riguardanti l'argomento del comunicato nel primo paragrafo. Un discorso di pubbliche relazioni dovrebbe fare lo stesso. Ogni paragrafo successivo elabora quindi ciascuna delle cinque W. I fatti più importanti sono coperti prima con i meno importanti verso la fine del discorso. Un altro modo per guardare un discorso di PR è il primo paragrafo che dice al pubblico cosa dirai loro in forma riassuntiva. La parte centrale del discorso entra nei dettagli. La fine del discorso dice al pubblico quello che hai detto loro e ha la chiamata all'azione.
Formato
Poiché il discorso è orale, potresti non pensare che il carattere del testo sia importante. Tuttavia, devi essere in grado di vedere il discorso senza alzarlo per leggerlo o perdere il tuo posto. Usa un carattere abbastanza grande da poter vedere quando posizioni il discorso sul podio. Se stai utilizzando un laptop per visualizzare una presentazione di diapositive computerizzata durante il discorso, codifica con il colore la carta in modo da sapere quando cambiare lo schermo. I teleprompter posizionati su entrambi i lati del podio ti consentono di stabilire un contatto visivo con il pubblico quando passi da un teleprompter all'altro. La stampa sul teleprompter deve essere abbastanza grande da poter essere vista dal podio. Non dipendere solo dal suggeritore. Tieni una copia del tuo discorso con te in caso di malfunzionamento del teleprompter.
Scherzi e umorismo
Quando l'umorismo funziona, crea davvero l'atmosfera per il discorso, coinvolge il pubblico e attira la loro attenzione. In caso contrario, il discorso inizia lentamente. Le battute possono ritorcersi contro, con il risultato che il pubblico rimane perplesso, confuso o addirittura irritato. Prima di fare il discorso, esercitati a raccontare le barzellette ai colleghi per ottenere la loro reazione.