Un rapporto sui dati è un documento tecnico che dettaglia tutti i dati raccolti e mostra come sono stati analizzati. Sebbene un report di dati possa essere un documento complesso, la sua organizzazione non deve esserlo per forza. Se hai mai scritto un rapporto di laboratorio al liceo, sai già come scrivere un rapporto sui dati. Di solito è diviso in quattro sezioni: un'introduzione, un corpo, una conclusione e un'appendice. Tutto ciò di cui hai bisogno è un foglio di calcolo e un elaboratore di testi per scrivere un rapporto di dati professionale.
Preparazione
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Identifica il tuo pubblico e tienilo a mente mentre scrivi il rapporto. Un rapporto sui dati dovrebbe essere di facile lettura per coloro che si limiteranno a scorrere i dati, alla ricerca di fatti rilevanti per sostenere le conclusioni, così come coloro che hanno una mentalità più tecnica e leggeranno tutti i dati per assicurarsi che supportino il tuo conclusioni.
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Raccogli tutti i dati che hai utilizzato per il rapporto e scrivi la tua analisi. Non è saggio iniziare a scrivere il report fino a dopo aver analizzato i dati e identificato i risultati.
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Organizza i tuoi dati in uno o più fogli di calcolo secondo necessità. Tutti i tuoi dati dovrebbero essere inclusi nel rapporto, anche i dati che non sono stati analizzati. Se hai utilizzato dati secondari, come i dati raccolti da altri rapporti, tienili separati dai tuoi dati.
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Determina se puoi o meno evidenziare dati importanti nei grafici. La maggior parte dei programmi per fogli di calcolo come Excel può generare grafici automaticamente una volta che hai organizzato i dati secondo necessità. Grafici ben scelti aiutano a dimostrare le tue conclusioni.
Scrivere il rapporto
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Scrivi una sezione introduttiva. Questo di solito contiene tre sezioni. In primo luogo riassumere lo scopo del rapporto e dei dati analizzati. Includere qualsiasi informazione di base che spieghi il motivo per cui è stato richiesto il rapporto. Quindi riassumi le domande poste nell'analisi dei dati e le conclusioni formate dall'analisi. Infine, delinea brevemente ciò che è contenuto nel resto della relazione.
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Creare quattro sezioni nel corpo del report: dati, metodi, analisi e risultati. In alcune situazioni può essere preferibile combinare la sezione Metodi con la sezione Analisi. Se il report contiene più di un set di dati con analisi indipendente, ripetere queste quattro sezioni tutte le volte che è necessario.
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Scrivi una descrizione dei dati più importanti utilizzati per l'analisi nella sezione Dati. Copia i fogli di calcolo contenenti i tuoi dati e incollali dopo la tua descrizione scritta. In Microsoft Office, evidenzia semplicemente le celle, copiale e quindi incollale nel documento di Word.
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Annotare i metodi utilizzati per raccogliere i dati e l'analisi nella sezione Metodi.
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Annota la tua analisi dei dati nella sezione Analisi. Includi in questa sezione ciò che è stato analizzato e le conclusioni che hai tratto dall'analisi. Inserisci i grafici che hai creato dai dati in questa sezione.
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Crea una sezione Conclusioni. Riafferma le domande che hai sollevato nell'introduzione, nonché i risultati più rilevanti dell'analisi. Se il report contiene più di una serie di dati o analisi, questo è il luogo per confrontare i diversi risultati secondo necessità. Includere eventuali domande o consigli per dati aggiuntivi, se necessario.
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Includere un'ultima sezione dell'Appendice o delle Appendici, se necessario. Se si dispone di centinaia di pagine di dati, potrebbe essere preferibile metterle in appendice piuttosto che nella sezione Dati del report. Inserire eventuali dati secondari menzionati nel rapporto in Appendice, incluso un riferimento che indichi la provenienza dei dati.