Il calcolo del libro paga dei tuoi dipendenti è un compito relativamente semplice. Determinate la retribuzione lorda di ogni dipendente, sottraete le detrazioni federali e statali per arrivare alla retribuzione netta. È possibile eseguire i calcoli manualmente o utilizzare un programma software per le buste paga. Se preferisci non preparare il tuo libro paga in casa, un servizio di libro paga professionale può fare il lavoro per te. Tuttavia, indipendentemente da chi prepara il libro paga, l'Internal Revenue Service (IRS) ti riterrà responsabile di eventuali errori.
1
Determina le ore regolari e straordinarie di ogni dipendente. I dipendenti che lavorano 40 ore alla settimana o meno ricevono la loro normale tariffa oraria. Tutto ciò che supera le 40 ore viene pagato al loro tempo e mezzo. Ad esempio, uno dei tuoi dipendenti ha lavorato 40 ore a $ 10 l'ora. Calcola la sua paga normale moltiplicando 40 ore per $ 10 o $ 400.
2
Calcola la retribuzione degli straordinari del tuo dipendente. La sua tariffa per gli straordinari è la tariffa normale più la metà aggiuntiva di quella, che è $ 10 diviso per metà, o $ 5. La sua tariffa per gli straordinari è di $ 10 più $ 5 o $ 15. Ha fatto cinque ore di straordinario. Calcola la sua retribuzione per gli straordinari moltiplicando 5 ore (45 ore meno 40 ore) per $ 15 o $ 75. Aggiungi $ 400 più $ 75 per ottenere la sua paga lorda di $ 475.
3
Usa il modulo W-4 del tuo dipendente per dirti quante persone a carico stanno richiedendo ai fini della ritenuta alla fonte federale. Avrai bisogno della pubblicazione IRS 15, circolare E, Guida fiscale del datore di lavoro per trovare l'importo esatto da trattenere. Innanzitutto, trova la tabella delle ritenute alla fonte che corrisponde allo stato di archiviazione del tuo dipendente e alla frequenza di pagamento. Successivamente, trova la retribuzione lorda del tuo dipendente nella colonna di sinistra. Ora guarda nella parte superiore della pagina e trova il numero di persone a carico dichiarate dal tuo dipendente. Spostati verso il basso nella colonna dell'importo fino ad arrivare alla linea del salario lordo del dipendente. Questo è l'importo che devi trattenere per la paga del tuo dipendente.
4
Determina se devi trattenere l'imposta statale sul reddito dalla retribuzione dei tuoi dipendenti. Utilizza le informazioni disponibili sul sito web del dipartimento delle entrate del tuo stato per calcolare l'importo della ritenuta. La maggior parte degli stati ha la propria versione del W-4 per determinare il numero di persone a carico che un dipendente sta rivendicando. Dopo aver calcolato l'importo corretto, sottrailo dalla retribuzione lorda del tuo dipendente. Il denaro che hai trattenuto deve essere pagato all'agenzia delle entrate del tuo stato secondo la legge statale.
5
Calcola la ritenuta di previdenza sociale e Medicare del tuo dipendente come percentuale in base alla loro retribuzione lorda. Per il 2013, il tasso di ritenuta alla fonte della previdenza sociale è del 6.2% sui guadagni fino a $ 113,700. Il tasso di ritenuta alla fonte Medicare è dell'1.45% su tutti i guadagni. Ad esempio, la retribuzione lorda del tuo dipendente è di $ 500. Moltiplica $ 500 per il 6.2 percento per ottenere l'importo della ritenuta previdenziale di $ 31. Moltiplica $ 500 per 1.45% per ottenere l'importo della ritenuta alla fonte Medicare di $ 7.25.
6
Determina la retribuzione netta di ogni dipendente per calcolare gli importi totali del tuo libro paga. Ad esempio, se la retribuzione lorda di un dipendente è di $ 500, sottrarre la ritenuta federale di $ 100, la ritenuta statale di $ 50, la ritenuta sociale di $ 31 e gli importi di trattenuta Medicare di $ 7.25 per ottenere la sua retribuzione netta di $ 311.75. Dopo aver calcolato la retribuzione netta per ogni dipendente, sommare la retribuzione lorda, le ritenute individuali e la retribuzione netta per ogni dipendente per ottenere gli importi totali del libro paga calcolato.