Se offri ai tuoi dipendenti ferie e assenze per malattia, dovresti sviluppare una politica aziendale scritta per assicurarti che il tempo venga utilizzato come previsto. Le linee guida dovrebbero includere il modo in cui vengono maturate le ferie e il tempo di malattia, i tassi di maturazione e i requisiti di idoneità. È inoltre necessario un sistema di monitoraggio che consenta a te o ai tuoi manager di programmare correttamente il tempo libero dei dipendenti.
Usa il tuo foglio di calcolo
L'utilizzo di un foglio di calcolo per tenere traccia delle ferie e dei periodi di malattia è poco costoso. Può richiedere molto tempo, poiché si basa sull'inserimento manuale, ma se non si hanno molti dipendenti questa alternativa dovrebbe funzionare bene. Per creare un modello, creare righe per le date di inizio e di fine del periodo di pagamento nella parte superiore della pagina. Quindi scrivi le intestazioni di colonna per "Saldo iniziale", "Usato" e "Saldo finale". Di seguito, crea un'intestazione di colonna per "Nome dipendente". Nella stessa riga, in Saldo iniziale, Saldo usato e Saldo finale, scrivi sottotitoli separati per "Vacanze" e "Malato". Digita i saldi iniziali di ogni dipendente nelle rispettive colonne. Ogni periodo di pagamento, inserisci il tempo impiegato nella relativa colonna "Usato". Immettere le formule appropriate in modo che il foglio di calcolo possa tenere traccia delle variazioni dei saldi.
Libro paga e sistema delle risorse umane
È inoltre possibile monitorare le ferie e il tempo di malattia tramite il software del libro paga e delle risorse umane. Questo metodo è efficace se elabori il tuo libro paga o amministri le tue funzioni di risorse umane internamente invece di esternalizzare tali compiti. In questo caso, è necessario un software che abiliti le funzioni di rilevazione presenze, elaborazione delle buste paga e risorse umane. Dopo aver elaborato e chiuso il libro paga per ogni periodo di paga, il sistema aggiorna i record delle ferie e delle malattie dei dipendenti. È inoltre possibile generare e stampare report personalizzati.
Software di monitoraggio del time-off
Se non è necessario acquistare software per il libro paga o per le risorse umane, si potrebbe prendere in considerazione l'acquisto di un programma di monitoraggio delle ferie. Si tratta di un sistema autonomo che consente di monitorare le ferie e il tempo di malattia e di generare e stampare report personalizzati. Alcuni sistemi di permessi dispongono di un portale self-service, in cui i dipendenti possono inviare rapidamente richieste di ferie e assenze per malattia ai propri manager per l'approvazione. Funzionalità aggiuntive potrebbero includere una directory aziendale in modo che i dipendenti possano trovarsi a vicenda e un'applicazione che consenta ai manager di vedere le richieste di ferie in sospeso e approvate.
Traccia per salvare il mal di testa
Un monitoraggio improprio può portare i dipendenti a incorrere in saldi negativi e ad essere pagati per periodi di ferie che non hanno. Può anche indurre i manager a programmare le ferie in modo improprio, il che può interrompere il flusso operativo del loro reparto. A seconda della legge statale o della politica aziendale, potrebbe essere necessario pagare le ferie non utilizzate quando un dipendente termina. Per garantire un pagamento corretto, è necessario un sistema di tracciamento affidabile.