Una società S, non importa quanto piccola, deve tenere conto delle transazioni commerciali durante tutto l'anno. Ciò è necessario per soddisfare i requisiti di dichiarazione fiscale federale e statale alla fine dell'anno. Inoltre, parti esterne, come istituti di credito o investitori, potrebbero voler vedere i libri contabili della società per prendere decisioni in merito al credito. Una società S dovrebbe aggiornare i propri libri contabili almeno una volta al mese per rimanere in cima alle attività di contabilità, ma può eseguire un aggiornamento più o meno frequentemente a seconda del volume di affari svolto.
Reddito
La contabilità delle entrate è una delle principali attività di contabilità di base di una società S. I ricavi sono costituiti dal reddito generato dalla vendita di beni o servizi, canoni di locazione, interessi e proventi da investimenti e guadagni dalla vendita di attività. È meglio separare le entrate per categoria. Queste informazioni possono essere utilizzate per rafforzare gli sforzi di marketing o aiutare a evitare carenze di budget.
Spese
Le spese includono eventuali fatture o commissioni che l'azienda paga a seguito di requisiti operativi o legali. I pagamenti effettuati a fornitori per beni e servizi, buste paga, tasse e interessi pagati sui prestiti sono tutti esempi di elementi da tenere traccia in questa categoria. Se la società S utilizza un software di contabilità, le transazioni relative a entrate e spese appariranno in un conto profitti o perdite.
Attività e passività
Attività e passività, come prestiti o imposte maturate, devono essere rilevate separatamente dalle entrate e dalle spese. Quando si utilizza un software di contabilità, le informazioni su attività e passività vengono visualizzate in un bilancio. Il valore di un'attività viene registrato al momento dell'acquisizione. In genere, il valore dell'attività è il prezzo di acquisto più eventuali spese legali o commissioni di acquisizione pagate per garantire il titolo. Viene registrato il prezzo iniziale di una passività. Il valore delle attività è rettificato per le spese di ammortamento e le passività sono rettificate dai pagamenti effettuati a fronte del debito.
Base azionista
Un azionista di una società S deve rendere conto della sua base nella società. La base di un azionista è in genere l'importo che paga o contribuisce a possedere la sua percentuale nella società. La base viene aumentata se la società S rileva un utile alla fine dell'anno e viene ridotta se la società rileva una perdita. Ogni anno, la società S rilascerà a ciascun azionista una dichiarazione K-1, che elenca gli elementi che possono influenzare la base degli azionisti. Sebbene sia responsabilità dell'azionista rendere conto della base, una società S potrebbe voler informare gli azionisti dei loro requisiti contabili di base.