Gran parte della comunicazione che avviene all'interno di un'organizzazione segue un approccio basato sul buon senso che coinvolge una catena di comando dall'ufficio esecutivo alle linee del fronte, secondo l'Illinois State University. La forma più comune di comunicazione all'interno delle organizzazioni strutturate segue uno schema verticale su e giù, ma troppi dettagli possono complicare il processo.
Nozioni di base
La comunicazione che si muove attraverso una catena di comando è tipicamente di natura verticale. Le regole e i mandati scendono dai vertici della dirigenza alla dirigenza e arrivano ai supervisori in prima linea, raggiungendo infine i lavoratori. Quando i lavoratori hanno un problema, di solito parlano prima al loro supervisore immediato. La catena di comando impone ai supervisori di segnalare il problema ai loro manager, che poi sono responsabili di portare le informazioni fino agli uffici esecutivi.
Scopo
Lo scopo principale di operare con un sistema di comunicazione verticale è controllare il flusso di informazioni e il processo decisionale. La comunicazione dall'alto verso il basso di solito consiste in ordini, mandati, decisioni politiche, indicazioni e istruzioni. Le politiche e gli obiettivi dell'organizzazione in genere provengono dall'alto e scendono lungo la catena di comando. La comunicazione che scorre verso l'alto in genere coinvolge le informazioni dalle prime linee ai dirigenti su ciò che sta accadendo ai livelli inferiori. Potrebbe includere reclami, suggerimenti, segnalazioni, richieste di chiarimenti o notizie sulle tendenze.
Svantaggi
Le informazioni vengono spesso filtrate mentre si muovono su e giù per la catena di comando, annacquando il messaggio o modificando la natura delle informazioni. I manager che ricevono una richiesta diretta all'alta dirigenza possono decidere che la richiesta non è valida e rallentarne o interromperla del tutto. Le informazioni destinate alla distribuzione a tutti i livelli inferiori possono bloccarsi. Il middle management può decidere che i propri dipendenti non hanno bisogno delle informazioni e arrestarne il progresso. Le informazioni che vanno in entrambe le direzioni possono cambiare o diventare diluite se non vengono trasmesse in alto o in basso nella loro forma originale.
Canali
Vari canali utilizzati per inviare informazioni su e giù per la catena di comando influenzano anche il modo in cui vengono percepite e agite. Quando vengono trasmesse verbalmente, le informazioni sono contaminate dal linguaggio del corpo, dalle sfumature parlate e dalle personalità dell'informatore. La persona che riceve le informazioni porta vari filtri a ogni conversazione che possono cambiare l'intenzione delle informazioni. La comunicazione scritta, invece, se trasmessa invariata, può effettivamente inviare un messaggio coerente attraverso una struttura organizzativa. Sebbene la comunicazione elettronica possa essere manipolata più facilmente, le organizzazioni possono utilizzare un'ampia gamma di applicazioni per ottenere e ricevere informazioni pertinenti.