Nonostante l'aumento della posta elettronica e il passaggio all'ufficio senza carta, il fax rimane un appuntamento fisso, con oltre 100 miliardi di fax inviati ancora in tutto il mondo ogni anno, una cifra di Davidson Consulting come riportato da Sagem-Interstar, una società di software per fax IP. Con l'aumento delle preoccupazioni relative ai problemi di sicurezza della posta elettronica come codice dannoso, phishing e furto di password, l'invio di dati sensibili tramite fax può sembrare un'opzione più sicura, ma potrebbe non essere così.
La posta elettronica è diventata il mezzo principale per inviare documenti in formato elettronico. L'e-mail può essere utilizzata per inviare testo e immagini, che vengono convertiti in formato digitale e inviati su Internet. I messaggi brevi possono essere inviati nel corpo della posta, mentre i documenti più grandi possono essere inviati come file allegati. L'email è veloce e conveniente ma presenta alcuni inconvenienti, come la sua effimera e il fatto che non è legalmente vincolante.
Fax
Prima che la posta elettronica diventasse comune, i fax erano il mezzo principale per inviare documenti rapidamente tra due località distanti. Nell'invio di fax, immagini e testo vengono letti a un'estremità e suddivisi in una raccolta di 1 e 0. Queste informazioni binarie vengono quindi inviate tramite una rete telefonica a un altro apparecchio fax, che decodifica i dati e stampa una copia dell'immagine originale. Praticamente tutti i fax condividono un unico protocollo, noto come G3, che li istruisce su come gestire i dati di immagine inviati tra di loro. I fax sono relativamente veloci ei documenti inviati via fax hanno il vantaggio di essere vincolanti per scopi legali. L'invio di fax ha lo svantaggio della perdita di dati e gli apparecchi fax richiedono materiali di consumo fisici come carta e toner per funzionare.
Problemi di sicurezza della posta elettronica
La posta elettronica è vulnerabile all'intercettazione da parte di destinatari non autorizzati che ne ricevono una copia per errore o che accedono deliberatamente agli account di posta elettronica di altri. I criminali possono infettare i sistemi informatici con software dannoso in grado di rubare password e informazioni di accesso o consentire l'accesso all'intero sistema informatico, consentendo la lettura delle e-mail. La posta elettronica può anche essere utilizzata per inviare malware, che potrebbe quindi infettare i sistemi informatici dei destinatari, causando problemi di sicurezza e perdita di dati. L'e-mail può essere utilizzata per distribuire spam, messaggi commerciali che sprecano tempo e risorse che interrompono il normale utilizzo dell'e-mail. L'e-mail può essere utilizzata per il phishing: e-mail fraudolente che sembrano provenire da una banca o da un altro mittente legittimo e che tentano di indurre il destinatario a fornire informazioni sensibili come dettagli di accesso sicuri.
Protezione fax
Poiché tutti i fax utilizzano lo stesso protocollo, un fax inviato da una macchina può essere ricevuto e stampato da qualsiasi altro fax, indipendentemente dal fatto che appartenga o meno al destinatario previsto. Poiché le informazioni fax vengono inviate tramite la rete telefonica, è teoricamente possibile che qualcuno con accesso non autorizzato alla rete possa intercettare le informazioni. Poiché un fax è un documento fisico, può cadere nelle mani sbagliate. Ad esempio, se il fax si trova in un ufficio condiviso o in un'altra area comune, altre persone oltre al destinatario previsto potrebbero ritirare il fax o alcune delle sue pagine.
Sicurezza globale
Sebbene la posta elettronica ponga alcuni problemi di sicurezza, è possibile mitigarli istituendo buone pratiche di sicurezza come la sicurezza delle password, l'uso di firewall e software anti-malware sui sistemi informatici e assicurandosi che le e-mail vengano inviate solo agli indirizzi dei destinatari previsti. I fax sono meno sicuri in qualche modo, ma sono più difficili da indirizzare a distanza. Se il fax viene inviato utilizzando la telefonia Internet, è potenzialmente vulnerabile a rischi per la sicurezza del computer simili a quelli di un'e-mail. Una buona protezione dei fax implica la garanzia che i mittenti abbiano il numero di fax corretto, che le informazioni sensibili non vengano inviate a un fax in un'area pubblica e che tutte le pagine vengano ricevute e fascicolate prima di lasciare il fax.