Lo sviluppo organizzativo, il processo di adeguamento delle funzioni dipartimentali, consente alle aziende di operare in modo più efficiente e di aumentare la produttività. Per pianificare e implementare i cambiamenti organizzativi a vantaggio dell'azienda, i leader efficaci stabiliscono ruoli e responsabilità chiari per tutti i membri del gruppo, inclusi sponsor e stakeholder. Le attività tipiche includono la raccolta di dati, la definizione dei problemi e la determinazione delle azioni. Stabilire ruoli funzionali per ogni membro consente un'efficace collaborazione di gruppo, che in genere si traduce in un miglioramento del morale e della redditività.
Benefici
Ruoli funzionali chiaramente definiti, come collaboratore, coordinatore, valutatore e registratore, prevengono i problemi di comunicazione, promuovono la cooperazione e consentono al team di svolgere compiti complessi. Stabilire ruoli funzionali per tutti i membri del gruppo nello sviluppo organizzativo in genere contribuisce a migliorare la qualità, a ridurre gli errori di prodotto e fornisce un servizio più rapido. Ciò porta a una maggiore soddisfazione del cliente, costi operativi inferiori e consente ai membri del gruppo di adattarsi ai cambiamenti e rispondere rapidamente alle opportunità.
Il ruolo del collaboratore
I membri del gruppo che svolgono il ruolo di contributore in genere propongono idee, avviano discussioni ed esplorano opzioni. Rispondono alle richieste di chiarimento fornendo fatti e informazioni pertinenti relative al problema. Cercano le informazioni mancanti. I contributori esprimono le proprie opinioni, raccontano la loro esperienza personale e offrono nuove prospettive sui problemi. Ad esempio, un collaboratore può suggerire di riorganizzare l'azienda in team funzionali, eliminando passaggi ridondanti nell'elaborazione dell'ordine o istituendo processi più rispettosi dell'ambiente, come l'acquisto di sola carta riciclata da utilizzare in azienda.
Il ruolo di coordinatore
Coordinatori o facilitatori organizzano riunioni di gruppo e stabiliscono gli ordini del giorno. Esaminano e chiariscono le dichiarazioni fatte dai contributori per riassumere le azioni, come la decisione di assumere più assistenti amministrativi per gestire l'organizzazione del viaggio richiesta dal personale di vendita. Tengono il gruppo in carreggiata e aiutano a risolvere controversie o conflitti quando necessario. I coordinatori conducono esercizi di team building per aiutare i membri del gruppo a cooperare più efficacemente come unità.
Il ruolo di valutatore
I valutatori fungono da critici. Valutano le proposte sviluppate dai membri del gruppo per garantire che le raccomandazioni siano in linea con gli obiettivi strategici dell'azienda. I valutatori aiutano il gruppo a valutare se le alternative rappresentano opzioni realistiche. I valutatori pongono domande approfondite e aiutano il gruppo a scoprire i difetti nei loro piani prima dell'implementazione. I valutatori consentono la qualità assicurandosi che gli altri membri del gruppo giustifichino i loro piani.
Il ruolo del registratore
I registratori fungono da scribi e prendono appunti su ciò che accade durante le riunioni e le sessioni di brainstorming. Distribuiscono le note della riunione tramite posta elettronica o caricano i documenti in una cartella pubblica. I registratori utilizzano in genere strumenti software, come OneNote di Microsoft Office, Evernote o il software di mappatura mentale Mindjet, per registrare decisioni, concetti e idee. Sviluppano diagrammi di flusso del processo e altre forme di documentazione, come politiche e procedure. I registratori tengono note complete su discussioni e decisioni in modo che i membri del gruppo possano concentrarsi sulla partecipazione alle riunioni invece di prendere appunti. Disegnare immagini e diagrammi elaborati aiuta gli altri membri del gruppo a risolvere i problemi, analizzare i dati, identificare le cause profonde dei problemi e documentare le raccomandazioni per il miglioramento del processo.