I reparti delle risorse umane funzionano sia a livello transazionale che di conformità. La funzione transazionale si occupa della documentazione dei processi, della manutenzione e della sicurezza dei registri, del libro paga e del reclutamento e assunzione di dipendenti. Le responsabilità all'interno della funzione di conformità delle risorse umane si concentrano sul garantire che l'azienda aderisca alle leggi federali e statali sull'occupazione e sul lavoro. Un solido sistema di controllo interno che fornisce responsabilità e incoraggia pratiche di gestione corrette è una componente essenziale di entrambe le funzioni.
Importanza ambientale delle procedure di controllo
L'importanza delle procedure di controllo interno all'interno delle risorse umane risiede nell'ambiente efficiente, efficace e orientato alla conformità creato dai controlli interni. In questo ambiente, le procedure di controllo interno lavorano per identificare i punti di controllo - una posizione all'interno di un processo delle risorse umane in cui è probabile che si verifichi un errore o un'irregolarità - individuare i rischi dei punti di controllo e quindi mitigare o eliminare ogni rischio. Forti controlli insieme a solide procedure di gestione del rischio consentono alle risorse umane, al personale direttivo e al titolare dell'azienda di concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi strategici.
Limitare le conseguenze del rischio incontrollato
Le procedure di controllo interno delle risorse umane sono significativamente importanti per limitare quelle che possono essere gravi conseguenze per il mancato controllo del rischio. Tra le potenziali conseguenze più significative vi sono sanzioni, multe e danni alla reputazione dell'azienda per il mancato rispetto delle leggi federali e statali sull'occupazione e sul lavoro. I casi di frode con timecard, la creazione di dipendenti "fantasma" o falsi e il furto di identità possono paralizzare finanziariamente un'azienda ed erodere la fiducia. Inoltre, le procedure che non riescono a controllare i rischi spesso riducono sia l'efficienza che l'efficacia non solo del reparto risorse umane, ma dell'intera azienda,
Importanza nella riduzione del rischio
I controlli interni preventivi delle risorse umane sono un'importante prima linea di difesa. I controlli preventivi riducono la probabilità di errori di immissione dati intenzionali o non intenzionali e scoraggiano o scoraggiano azioni illegali o non etiche. Gli esempi includono funzionalità di controllo degli errori nel software del sistema delle risorse umane, procedure di sicurezza del computer che limitano l'accesso ai record dei dipendenti, procedure di autorizzazione che richiedono a un manager di approvare i cartellini dei dipendenti prima che vengano inviati alle risorse umane e la separazione dei compiti nelle procedure sui salari in modo non registrare dati e anche emettere buste paga.
Individuazione e gestione delle violazioni
I controlli investigativi sono un secondo livello di difesa progettato per identificare e affrontare un errore o un'irregolarità dopo che si è verificato. Gli esempi includono procedure di audit trail che tracciano transazioni sui salari selezionate in modo casuale dall'inizio alla fine, che possono essere create durante un audit del libro paga regolarmente pianificato o casuale. Le procedure per la segnalazione di casi di molestie sessuali o sul luogo di lavoro o azioni che violano le norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro sono essenziali. Forti controlli interni incorporano conseguenze che vanno dal coaching a un avvertimento fino alla risoluzione immediata per violazione delle politiche di controllo delle risorse umane.