Come proprietario di una piccola impresa, potresti scoprire che stai pagando per articoli che non hai autorizzato. Potresti anche preferire di pagare gli acquisti che hai autorizzato in un momento a tua scelta, invece che quando arriva la fattura. Per controllare il flusso di cassa, è possibile creare un sistema di richiesta di pagamento, che consente di approvare le richieste di pagamento dei fornitori. Una richiesta di pagamento è una richiesta da parte di un dipartimento di autorizzazione a pagare una fattura. Il conto può essere pagato solo quando firmi la richiesta di pagamento e questo ti dà il controllo sulle spese ogni mese.
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Chiedi ai tuoi reparti di inviarti richieste di acquisto. Questo può essere fatto su un modulo che indica gli articoli da acquistare, il costo di tali articoli e la società da cui verranno acquistati. La ricezione di questo modulo ti darà la possibilità di determinare se l'acquisto è giustificato o se è stato effettuato al momento giusto.
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Controlla la fattura. Quando il reparto che ha richiesto l'acquisto riceve la fattura dal venditore, verificare che la fattura corrisponda alla richiesta di acquisto in termini di numero di articoli, descrizioni degli articoli e costo. Restituire la fattura al reparto che effettua l'acquisto in modo che possa essere verificata rispetto alla spedizione.
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Esamina la richiesta di pagamento. Il reparto che ha acquistato gli articoli dovrebbe emettere una richiesta di pagamento per la tua approvazione. Puoi verificare che la richiesta sia accurata confrontandola con la fattura e la richiesta di acquisto originale. Firma la richiesta di pagamento se approvi il pagamento.
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Consegna la richiesta di pagamento al tuo dipartimento finanziario. La richiesta di pagamento firmata consente al reparto finanziario di pagare la fattura e di inserirla nel libro mastro come addebito. Il dipartimento finanziario deve restituire il modulo di richiesta di pagamento al dipartimento che ha effettuato l'acquisto. Questo dipartimento dovrebbe archiviare il modulo per riferimento futuro.