Un memorandum è un documento che si rivolge a persone specifiche all'interno dell'organizzazione allo scopo di registrare un accordo, fornire informazioni o consentire un qualche tipo di azione. Lo scopo del memorandum o del promemoria interno è informare il lettore, non persuadere. La brevità è importante quando si scrive il promemoria perché i decisori devono assimilare il contenuto rapidamente e possono utilizzare il promemoria come riferimento molto tempo dopo che è stato scritto.
Conosci il tuo pubblico
Quando ti prepari a scrivere il tuo promemoria, è essenziale che tu conosca il tuo pubblico. Per conoscere il tuo pubblico, poniti alcune domande. Loro chi sono? Il promemoria verrà letto dai responsabili delle decisioni o da un manager? Inizia a scrivere il promemoria chiedendoti cosa deve sapere il lettore. Considera la posizione e le responsabilità del lettore: ad esempio, un avvocato può utilizzare le informazioni per prepararsi a un caso giudiziario. Decidi di quante informazioni ha bisogno il lettore prima di poter prendere una buona decisione.
Struttura della frase
La struttura della tua frase dovrebbe concentrarsi sulla semplicità. Evita molto gergo commerciale e termini tecnici. Scrivi con chiarezza scegliendo la parola giusta ed evita parole complesse. Usa uno schema per tenerti organizzato e concentrato su ciò che dirai dopo.
Parti del memorandum
L'intestazione è composta da quattro parti: nome della persona a cui è indirizzato il promemoria, nome dello scrittore, oggetto del messaggio e data di invio. L'intestazione è solitamente etichettata "A", "Da", "Oggetto" e "Data". La parte successiva del promemoria è il corpo. Un paragrafo "domanda presentata" indica di cosa tratta il memo. Descrive inoltre i fatti e lo scopo del progetto o ciò che ritieni sia cruciale, ad esempio le spese di viaggio fuori dallo stato. Un paragrafo "risposta breve" indica qual è la tua previsione. Può rispondere a una domanda, riassumere o dare una raccomandazione. Esponi i fatti. La "discussione" è il paragrafo più ampio e conclude il promemoria. Qui vai nei dettagli per dimostrare quello che hai scritto nel paragrafo "risposta breve". Se la tua discussione è complessa e analizza diversi problemi, suddividi il paragrafo in sottotitoli.
Correggi
Dovresti rivedere il promemoria. Leggi il promemoria per errori di battitura, assicurandoti di non aver sbagliato a scrivere nulla. Prima di stampare o inviare il promemoria in un'e-mail, controlla la struttura della frase e leggila attentamente. Evita l'imbarazzo di scrivere male il nome di qualcuno o di inviarlo all'indirizzo sbagliato.