Molte piccole imprese, in particolare i rivenditori, danno potere ai consumatori accettando diverse forme di pagamento per prodotti o servizi. Alcuni rivenditori consentono ai clienti di incassare un assegno aziendale, in genere un assegno sui salari, e addebitare una commissione nominale per il servizio o incassare l'assegno gratuitamente se la fattura del cliente supera un determinato importo. Sebbene incassare un assegno aziendale possa migliorare la lealtà e la soddisfazione del cliente, gli imprenditori dovrebbero riflettere attentamente sui rischi e sui vantaggi e quindi definire politiche di accettazione appropriate.
Standard politici
Stabilire regole chiare sui tipi di assegni che possono essere accettati. In generale, le aziende non accettano assegni postdatati, assegni vecchi di più di 90 giorni o assegni di valore superiore a $ 10,000. Il limite di $ 10,000 si riferisce alle leggi federali sul riciclaggio di denaro; qualsiasi transazione che coinvolga $ 10,000 in contanti richiede che un rapporto sulle transazioni in valuta sia archiviato presso l'Internal Revenue Service.
Addestra i tuoi impiegati a ispezionare gli assegni aziendali per verificare che ogni assegno abbia una data, un nome del beneficiario, un importo in dollari con cifre e testo corrispondente, una firma, il nome del pagatore e i numeri di conto lungo il bordo inferiore dell'assegno. Chiedigli di far firmare al tuo cliente il retro dell'assegno in presenza dell'impiegato.
Se la tua azienda addebita una commissione di servizio per l'incasso di un assegno aziendale, pubblica queste informazioni in un posto ben visibile per evitare confusione.
Verifica approvazioni
I rivenditori in genere non hanno modo di sapere se un assegno aziendale è valido, quindi prendi in considerazione la possibilità di iscriverti a un servizio di clearinghouse, come Telecheck, per l'approvazione immediata degli assegni aziendali. Inoltre, fornire agli impiegati le linee guida per quanto è grande un assegno e quanti assegni possono incassare per un dato cliente prima di ottenere l'approvazione della direzione.
Identificazione del cliente
Come per i controlli personali, gli impiegati devono verificare l'identità dei propri clienti e assicurarsi che l'ID presentato corrisponda al nome e all'indirizzo stampati sull'assegno aziendale. Istruire i dipendenti che devono registrare il numero ID e la data di scadenza di ogni patente di guida valida o carta d'identità rilasciata dallo stato sul retro dell'assegno e verificare la firma di approvazione contro l'ID.
Frode e recupero
Pubblica pubblicamente le tue politiche sui controlli errati. Molti fornitori addebitano una tariffa fissa per ogni assegno rimbalzato, spesso da $ 15 a $ 30 per evento, e legano la responsabilità al cliente e non alla società che emette l'assegno. Assicurati che una politica scritta di accettazione dell'assegno informi il cliente che è responsabile se l'assegno dovesse rimbalzare per qualsiasi motivo.
Monitora i bollettini della Federal Trade Commission (FTC) sui vari circuiti di frode organizzati che operano nella tua zona e monitora gli avvisi FTC per rilevare eventuali segnali di frode tra i clienti.
Riconoscimenti
Insegna ai tuoi impiegati a individuare i problemi comuni di approvazione. Queste sfide includono assegni di terze parti (assegni pagabili a una persona, che firma sul retro e scrive, "pagare all'ordine di" qualcun altro) e assegni che richiedono più firme. Ad esempio, un assegno intestato a marito e moglie deve essere firmato da entrambe le parti.
Non consentire agli impiegati di accettare assegni con approvazioni restrittive. Ad esempio, alcune persone scriveranno "pro-soluto" su un assegno, il che significa che la società che incassa l'assegno concorda sul fatto che se c'è un problema con l'assegno, la società non può far valere i danni dalla persona che lo ha presentato.