Un sistema di contabilità è semplicemente un metodo consolidato per monitorare le entrate e le spese in modo che tu possa prontamente dire come sta andando la tua attività. Sebbene le specifiche possano variare tra le società, la maggior parte aderisce ai principi contabili generalmente accettati sviluppati dalla US Securities and Exchange Commission e dalla professione contabile. I sistemi di contabilità possono essere semplici o complessi, manuali o informatizzati. Tuttavia, esistono alcuni principi contabili di base che si applicano a tutti i metodi di contabilità accettabili per le attività aziendali.
Tipi di sistemi di contabilità
I sistemi di contabilità in partita singola e in partita doppia sono i due metodi comunemente utilizzati. Il metodo a partita singola è simile a un libretto degli assegni; ci sono solo debiti e crediti. Quando effettui un deposito, il tuo saldo aumenta e quando scrivi un assegno, il tuo saldo diminuisce. Questo metodo ti dice quanti soldi hai a disposizione, ma non ti dice dove sono finiti i tuoi soldi. Il metodo della partita doppia tiene conto della tua spesa. Quando scrivi un assegno, diminuisci il contante, ma allo stesso tempo aumenti il conto corrispondente al motivo della spesa, come forniture per ufficio o utenze.
Debiti e crediti
La maggior parte dei sistemi di contabilità utilizza il metodo della partita doppia. Di norma, per ogni transazione, addebiterai uno o più conti e accrediterai uno o più conti, con l'importo totale dei tuoi debiti e crediti uguale. Ad esempio, se scrivi un assegno di $ 100 per acquistare $ 80 di forniture per ufficio e spedisci un pacco per $ 20, dovresti accreditare contanti per $ 100, addebitare forniture per ufficio per $ 80 e addebitare le spese di spedizione per $ 20. Altre transazioni potrebbero interessare solo due conti, come il pagamento di un affitto.
Bilancio Di Esercizio
Sebbene un'azienda possa preparare una serie di rendiconti finanziari diversi, il conto economico e lo stato patrimoniale sono i rapporti più elementari prodotti. Il conto economico è lo stesso del conto profitti e perdite e ti dice quanti soldi hai guadagnato o perso durante il periodo. Il bilancio elenca le tue attività e passività e ti dà un'istantanea di quanto vale la tua azienda. I tipi di conti che influiscono sul conto economico includono le vendite, le spese generali e il costo delle merci vendute. Il tuo bilancio elenca conti come inventario, contanti, proprietà e attrezzature, note da pagare e conti attivi.
Conti di base
Esistono 10 categorie di account di base di cui potresti aver bisogno per svolgere le tue faccende di contabilità. A seconda della complessità della tua attività, potresti aver bisogno di diversi account secondari per elencare ogni tipo di vendita, ad esempio, o ogni tipo di prodotto che porti nell'inventario. Le basi, tuttavia, sono le vendite, le spese, il libro paga e gli utili non distribuiti per il conto economico; per il tuo stato patrimoniale, dovresti includere contanti, conti attivi, conti fornitori, note da pagare, inventario e patrimonio netto del proprietario.
Saldi negativi e positivi
Alcuni tipi di conti normalmente presentano saldi negativi, ma altri normalmente mostrano saldi positivi. Questo può creare confusione per un contabile alle prime armi. Sul conto economico, i conti delle entrate, come le vendite, presentano normalmente un saldo negativo anche se rappresentano un'attività positiva per la tua attività. Le spese e il costo delle merci vendute dovrebbero avere saldi positivi. In bilancio, i conti che rappresentano un'attività favorevole per la tua azienda hanno saldi positivi. Contanti, crediti e inventario sono esempi di conti con saldi positivi. I conti con saldo negativo sono quelli meno favorevoli. Le passività maturate e i conti da pagare sono esempi. Se analizzi una voce, potrebbe essere più facile da capire. Ad esempio, quando vendi un articolo, accrediti le vendite, un conto a saldo negativo. È necessario addebitare un altro conto, contanti o conti attivi, che normalmente presentano saldi positivi.