Uno degli strumenti più utili e sottoutilizzati nell'ufficio moderno è lo scanner. Gli scanner moderni sono facili da usare e versatili quanto la tua immaginazione. Poiché molte stampanti per uso domestico sono dotate di scanner integrati, molte persone hanno in casa scanner che non hanno mai utilizzato.
Riduzione dei file cartacei
Se il tuo cassetto dei documenti è traboccante, è tempo di prendere in considerazione la scansione di alcuni di quei documenti e salvarli sul tuo computer invece che sulla scrivania. Ti consigliamo di salvare una copia cartacea di qualsiasi cosa con una firma originale, ma quasi tutto il resto - ricevute aziendali, estratti conto di carte di credito, bollette - può essere conservato in modo sicuro in formato elettronico. Conservali nell'archivio online per evitare di perderli a causa di incendi o altri disastri. Se lo scanner è dotato di un alimentatore di documenti, utilizzalo per eseguire la scansione simultanea di fatture, estratti conto e dichiarazioni dei redditi di un intero anno con il minimo sforzo.
Foto
Le fotografie sbiadiscono con l'età. Conservali in ottime condizioni scansionandoli e archiviandoli elettronicamente. Tira fuori le foto di famiglia da quei vecchi album di foto e scansionale. Usa un software di fotoritocco per ripulire i danni alle immagini. Una volta digitalizzate le foto, è possibile archiviare le immagini su una scheda SD o una chiavetta USB in modo da poterle visualizzare utilizzando cornici elettroniche o smart TV o copie via e-mail ai familiari che non hanno mai visto gli originali. Alcuni scanner sono pronti per il Web e possono scansionare le foto direttamente nei siti di social media come Facebook, Myspace e Pinterest.
Riconoscimento ottico dei caratteri
Gli scanner sono dotati di un software di riconoscimento ottico dei caratteri che consente loro di convertire i caratteri in testo. L'OCR si integra con il software di elaborazione testi in modo da poter importare i documenti scansionati direttamente in una varietà di software di elaborazione testi. Questo è un ottimo strumento se sei uno studente che scrive un documento di ricerca con più citazioni. È sufficiente eseguire la scansione della parte del documento che si desidera citare o scansionare l'intero documento e salvarlo nella libreria di riferimento elettronica. Assicurati di rispettare tutte le leggi sul copyright durante la scansione di materiale protetto da copyright.
Sostituzione fax
Molti scanner domestici sono dotati di un modem in modo da poter inviare via fax documenti o immagini scansionati direttamente a un apparecchio fax, ma molte case hanno sostituito le loro linee telefoniche terrestri con telefoni cellulari. Salvare le immagini acquisite sul computer e inviarle tramite posta elettronica a un destinatario anziché utilizzare un fax. Se è necessario comunicare con un apparecchio fax, è possibile utilizzare un servizio fax in linea per inviare un'immagine digitalizzata direttamente a un apparecchio fax.