La collaborazione è una determinazione collettiva a raggiungere un accordo o raggiungere un obiettivo attraverso la condivisione delle informazioni e il consenso di gruppo. Una riunione di squadra collaborativa si verifica quando un gruppo di individui con diverse capacità, competenze e responsabilità si riuniscono per lavorare verso un obiettivo comune. La maggior parte delle riunioni di gruppo collaborative hanno alcuni elementi in comune che consentono al gruppo di raggiungere un risultato di successo.
Pianificazione
La pianificazione di un incontro collaborativo dà il tono per la sua direzione. In una riunione collaborativa, l'agenda o il docket è un elenco di argomenti da discutere in ordine di importanza. Prima della riunione, i partecipanti ricevono una copia dell'ordine del giorno in modo che tutti sappiano di cosa tratta la riunione e possano prepararsi di conseguenza. I partecipanti possono aggiungere punti all'ordine del giorno o chiedere che determinati argomenti abbiano più o meno tempo. Gli ordini del giorno delle riunioni precedenti possono aiutare il gruppo a tenere traccia dei progressi complessivi della collaborazione.
Impostazione degli obiettivi
Il raggiungimento degli obiettivi è il risultato tipico di qualsiasi riunione collaborativa. I partecipanti dovrebbero identificare il risultato previsto della collaborazione e concordare l'obiettivo della riunione. Ciò include la designazione di funzioni di leadership come facilitatore, cronometrista e registratore. In genere, i membri del team completano anche singole attività durante la riunione del team che sono utili per il raggiungimento degli obiettivi generali.
Comunicazione
Per una collaborazione di successo, è necessaria l'interazione, di persona o virtuale. Durante l'incontro, ogni partecipante comunica il proprio punto utilizzando vari strumenti, come dispense, diagrammi in lavagna o presentazioni power point. La comunicazione coinvolge anche capacità di gestione dei conflitti per aiutare le persone con diversi punti di vista a evitare i colli di bottiglia durante la riunione oa trattare con un membro del team eccessivamente critico.
Decisione
Le riunioni del team collaborativo generalmente utilizzano il processo decisionale basato sul consenso per raggiungere un accordo con cui tutti possono convivere. In un gruppo collaborativo, nessun partecipante è completamente soddisfatto della decisione del gruppo e il risultato generalmente implica un compromesso da parte di tutti i partecipanti. In caso di incrollabile disaccordo, il facilitatore può richiedere un voto a maggioranza se questo è l'unico modo per raggiungere una decisione.