La posta elettronica fornisce ai professionisti aziendali un modo semplice e veloce per scambiare informazioni elettronicamente. Come per tutte le forme di corrispondenza scritta nel mondo degli affari, le e-mail devono essere composte e formattate in modo professionale. Sebbene questa forma di comunicazione avanzata promuova una messaggistica rapida, non dedicare tempo ad aderire agli standard di etichetta può farti entrare in confusione con il tuo supervisore.
Usa le righe dell'oggetto
Secondo la Purdue University, compila sempre la riga dell'oggetto con l'argomento della tua e-mail. Ciò consente ai destinatari di sapere di cosa tratta la tua e-mail e come dovrebbero dare la priorità alla lettura della tua e-mail rispetto alle dozzine (o centinaia) di altre e-mail che devono leggere. Devi anche considerare che i tuoi destinatari potrebbero aver aspettato con ansia una tua email su un particolare argomento, ma, a meno che la tua email non abbia un oggetto, potrebbero non sapere per aprirla.
Imposta un tono professionale
Il tono della tua email dovrebbe essere sempre professionale. Come raccomandato in un articolo di giugno 2010 su Inc.com, non scherzare o usare il sarcasmo, evita il gergo o il gergo alla moda ed evita di essere scherzoso o simpatico. L'aggiunta di faccine e altre emoticon in un'e-mail aziendale non è appropriata. Anche se conosci la persona a cui stai inviando l'email, non sai quante altre persone potrebbero vedere la tua email.
Saluti adeguati
Come faresti con una lettera scritta a mano (o digitata), usa i saluti appropriati nella tua e-mail. La Purdue University consiglia agli autori di messaggi di posta elettronica di rivolgersi ai destinatari con un caloroso saluto, ad esempio "Buongiorno", e di concludere l'e-mail con "Cordiali saluti" o "Grazie". Questi tipi di saluti mantengono la tua email professionale ed educata.
Usa caratteri professionali
Il carattere che usi nella tua email è un riflesso di te. I caratteri dall'aspetto dei cartoni animati, come i caratteri con lettere ondulate o frizzanti, rendono il mittente un aspetto infantile, il che diminuisce la professionalità della comunicazione. Mantieni i caratteri professionali. Secondo il Wellesley College, i migliori caratteri da utilizzare per scopi aziendali sono Times New Roman, Arial e altri caratteri per la stampa di libri.
Inoltre, evita di cambiare il carattere in modo che sia tutto maiuscolo, poiché nella comunicazione online viene interpretato come un urlo.
Correggi la tua email
Non è professionale inviare e-mail con errori di ortografia, errori di punteggiatura e altri tipi di errori grammaticali o tecnici. Tali errori fanno sembrare che tu non possieda adeguate capacità di scrittura. Usa la funzione di controllo ortografico del tuo programma di posta elettronica per correggere le parole con errori di ortografia e rileggi sempre la tua composizione prima di premere il pulsante "Invia".