Le aziende che pagano stipendi e altri pagamenti per un totale di più di $ 600 in un anno solare devono fornire copie del modulo IRS W-2 ai dipendenti, inclusi gli ex dipendenti. Se la tua azienda ha pagato una persona fisica e ha detratto l'imposta sul reddito, le tasse per Social Security e Medicare o FICA, sei tenuto a presentare i moduli IRS W-2 e W-3. Il modulo W-3 è un riepilogo dei singoli moduli W-2 che la tua azienda presenta al governo.
Modulo W-3
Per completare il modulo IRS di trasmissione W-3, devi avere il numero totale di W-2 che stai inviando all'IRS. Se hai più di 250 W-2, e-archivia il tuo W-3. Altrimenti, completa il modulo cartaceo, che richiede il numero di identificazione del tuo datore di lavoro e gli importi totali per i W-2 che stai emettendo a dipendenti ed ex dipendenti. È necessario disporre dei totali per i benefici per l'assistenza a carico, i contributi a piani pensionistici non qualificati, la compensazione differita e la trattenuta dell'imposta sul reddito federale. Inoltre, il W-3 richiede l'abbreviazione dello stato e il numero di identificazione, nonché la trattenuta sui salari statali e locali e sull'imposta sul reddito. Se la tua azienda opera in due o più stati, non è necessario inserire le abbreviazioni di stato o i numeri di identificazione.
Modulo W-2
È necessario erogare copie del modulo IRS W-2 etichettate B, C e 2 a dipendenti ed ex dipendenti che sono stati pagati più di $ 600 durante l'anno solare. La scadenza per la fornitura di W-2 è il 31 gennaio, successivo all'anno solare per il quale stai segnalando i salari. Ad esempio, la scadenza è il 31 gennaio 2013, per l'anno solare che termina il 31 dicembre 2012.
Pagamento anticipato
Se hai dipendenti che hanno lasciato l'azienda prima della fine dell'anno solare o dipendenti i cui guadagni si sono interrotti all'inizio dell'anno solare, puoi fornire loro W-2 prima della fine del calendario, se lo desideri. Ma hai ancora tempo fino al gennaio successivo per fornire W-2 ai dipendenti. Ad esempio, se avessi un dipendente estivo per il quale avresti potuto preparare un W-2 entro settembre, puoi fornire il W-2 prima del 31 gennaio, oppure puoi aspettare e fornire il W-2 con il resto del tuo dipendenti W-2 scaduti entro il 31 gennaio. Un dipendente può richiedere copie del suo W-2 e tu devi soddisfare la richiesta entro 30 giorni dalla ricezione dell'ultimo stipendio.
Estensione
Se non hai tempo a sufficienza per preparare i moduli W-2 o le circostanze attenuanti ti impediranno di erogare i moduli W-2 dei dipendenti, devi scrivere all'IRS prima della scadenza del 31 gennaio. La tua lettera deve contenere le tue informazioni di contatto e il numero di identificazione del datore di lavoro, nonché il nome e la firma della persona autorizzata a fare tale richiesta. Indica il motivo della tua corrispondenza - per richiedere una proroga del termine per l'erogazione dei "Moduli W-2" ai tuoi dipendenti - e spiega cosa ha causato il ritardo. Se hai bisogno di un'estensione per più di 10 moduli W-2, devi inviare una richiesta elettronica.
Mail restituito
Se ricevi la posta restituita per i moduli W-2 che hai tentato di fornire ai dipendenti, tienili in un file per quattro anni. Conserva i moduli W-2 restituiti in un file protetto proprio come faresti per qualsiasi altro documento di lavoro. Se i tuoi moduli W-2 sono archiviati elettronicamente, assicurati che siano scansionati correttamente per mostrare informazioni pertinenti sul motivo per cui il modulo è stato restituito, come un indirizzo errato o nessun nome simile all'indirizzo.