I receptionist medici lavorano alla reception degli studi medici rispondendo ai telefoni, salutando i pazienti e gestendo le comunicazioni scritte ed elettroniche. Gli addetti alla reception degli studi medici differiscono dagli addetti alla reception non medici perché devono trattare con i pazienti anziché con i clienti. Attraverso metodi di formazione efficaci, gli addetti alla reception dello studio medico sviluppano le competenze necessarie per affrontare l'atmosfera frenetica in cui lavorano.
Allenamento formale
La maggior parte della formazione dell'addetto alla reception dello studio medico viene svolta sul luogo di lavoro, ma alcuni datori di lavoro potrebbero richiedere agli addetti alla reception di ottenere una formazione formale prima dell'impiego. Ciò comporta il completamento di un diploma associato di due anni o di un programma di certificazione di un anno attraverso un college comunitario o una scuola tecnica. I corsi includono terminologia medica, codifica dell'assicurazione medica e procedure dell'ufficio medico. Se il medico conduce regolarmente interviste, l'addetto alla reception potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione su come gestire le richieste e le interviste dei media.
Nomina un allenatore
Un manager di uno studio medico ha di solito la responsabilità di formare receptionist medici. Il manager ottiene questo risultato facendo incontrare i medici, gli infermieri e altro personale alla receptionist medica appena assunta e fare un giro dell'edificio. Il manager prepara anche un manuale di formazione scritto che spiega le politiche, le procedure, l'etichetta, la storia e le aspettative lavorative dello studio medico, che viene consegnato al nuovo receptionist. Il manager può sedersi con il nuovo dipendente per rivedere il manuale o chiedere al dipendente di leggerlo a suo piacimento.
Stabilisci il ruolo dell'addetto alla reception
All'interno dei parametri delle politiche e delle procedure dell'ufficio, il responsabile dell'ufficio medico dovrebbe stabilire il ruolo del receptionist medico. Il responsabile dell'ufficio forma il dipendente indicando i diversi tipi di pazienti che il dipendente incontrerà, come gli anziani che sono malati o con problemi di udito e i pazienti arrabbiati. I manager spiegano altre priorità, come l'archiviazione delle cartelle cliniche, la registrazione dei pagamenti nel computer e la riduzione al minimo dei messaggi di posta vocale e delle telefonate personali. Il responsabile dell'ufficio può anche fornire un elenco di altri medici, quindi i pazienti vengono indirizzati ad altri medici se un appuntamento non è disponibile.
Tenere riunioni regolari
Il responsabile dell'ufficio e il personale possono programmare incontri settimanali o mensili con l'addetto alla reception per rafforzare la formazione con letteratura o presentazioni visive, identificare i problemi e sviluppare un piano per affrontare le carenze. I nuovi receptionist tendono a sentirsi sopraffatti o sconvolti durante il primo mese di lavoro. I responsabili degli uffici devono rassicurare i propri dipendenti sul fatto che questi sentimenti svaniranno man mano che acquisiscono esperienza sul lavoro. I responsabili dell'ufficio possono anche incaricare un altro receptionist medico in ufficio di fungere da mentore del nuovo dipendente.