Quando un'azienda richiede determinate competenze o attrezzature, ma non è in grado di soddisfare tale esigenza internamente, può essere emessa una richiesta di proposta. Le RFP aiutano le aziende a comunicare tra loro e a promuovere una sana concorrenza. A seconda del numero di offerte che un'azienda desidera ricevere, una RFP può essere inviata ad alcune aziende o può essere aperta al pubblico per consentire a qualsiasi azienda di fare un'offerta.
Richiesta di proposta
Le aziende e le agenzie governative emettono richieste di proposta quando necessitano di servizi o attrezzature da altre aziende. Pubblicate su riviste specializzate, giornali o database online, le RFP possono anche essere inviate direttamente ad aziende, consulenti o organizzazioni senza scopo di lucro ritenute in grado di provvedere a fornire servizi o attrezzature specifici elencati sulla base di un precedente rapporto di lavoro o reputazione all'interno di un settore.
Componenti RFP
Una richiesta di proposta dovrebbe delineare chiaramente il servizio o l'attrezzatura necessaria, come il completamento di un progetto o l'adempimento di un numero specifico di materiali o pezzi di equipaggiamento. La RFP dovrebbe includere l'ambito del progetto, i risultati finali, il budget e tutte le tappe fondamentali e le scadenze. Se si richiedono materiali o attrezzature, la RFP deve fornire, oltre al numero totale di pezzi, un budget e una data per la consegna. La RFP dovrebbe includere anche una scadenza per la presentazione della proposta e una richiesta di materiali come curriculum, stime di bilancio o elenco di competenze e competenze applicabili. Includere le informazioni di contatto aziendale nel caso in cui gli offerenti abbiano ulteriori domande.
Processo di offerta
Il processo di offerta inizia quando la RFP viene rilasciata per la visualizzazione pubblica. Le aziende e gli appaltatori interessati a soddisfare la RFP devono inviare tutte le informazioni richieste entro la scadenza. Trascorso il termine, le proposte vengono sottoposte a un processo di revisione per trovare il candidato più adatto al progetto. L'azienda contatta l'aggiudicatario per iniziare a lavorare sul progetto.
Elenchi di offerte
Le aziende possono creare elenchi di offerte, che includono appaltatori indipendenti e altre aziende con le competenze o l'esperienza nel settore necessarie per lavorare su progetti aziendali. Le aziende possono accettare richieste di iscrizione a elenchi di offerte da altre aziende o individui oppure l'azienda può invitare altri a partecipare. Per mantenere un elenco gestibile, aziende e appaltatori potrebbero dover rientrare nell'elenco ogni pochi anni inviando una nuova richiesta o potrebbero dover aggiornare il proprio profilo aziendale per giustificare un posto nell'elenco.
Risposta a una RFP
Quando rispondi a una RFP, assicurati di rispondere a tutte le domande e fornire i materiali richiesti come curriculum, referenze, testimonianze dei clienti, elenco di competenze ed esperienze specifiche, numero di dipendenti e altri elementi per assicurarti di essere idoneo per la revisione dell'offerta. Ad esempio, se la RFP include un limite massimo di pagine, rimanere entro tale limite. Inoltre, assicurati di rispettare tutte le scadenze RFP, poiché la maggior parte delle aziende non accetterà un'offerta presentata oltre la data di scadenza. Prepara la tua proposta in modo professionale e usa un linguaggio appropriato per il settore in cui lavori.