Un conto di compensazione del libro paga è un conto a saldo zero che le aziende utilizzano per registrare e monitorare i propri libri paga. Un conto a saldo zero è quello in cui non rimangono fondi una volta che tutti gli assegni sono stati cancellati. I due motivi principali per utilizzare un conto di compensazione delle buste paga sono una maggiore sicurezza e riconciliazioni e analisi più efficienti.
Nozioni di base sul libro paga
Un libro paga è costituito da più elementi. I dipendenti guadagnano salari o stipendi, che sono registrati nella contabilità generale sotto le spese salariali. Tuttavia, i datori di lavoro sono tenuti per legge a effettuare determinate detrazioni, come la quota del dipendente per la previdenza sociale, Medicare e l'imposta sul reddito federale, insieme a qualsiasi tassa locale applicabile. I dipendenti possono anche sottoscrivere detrazioni volontarie, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici o depositi di cooperative di credito. Ogni categoria deve essere registrata separatamente nel conto di contabilità generale appropriato per garantire una contabilità accurata. Gli assegni dei dipendenti vengono emessi per l'importo netto, ovvero l'importo pari ai guadagni meno le detrazioni.
Nozioni di base sul conto di compensazione del libro paga
In genere, un conto di compensazione del libro paga è un conto bancario separato con un numero di conto distinto. Gli assegni sui salari recanti questo numero di conto vengono stampati e rilasciati ai dipendenti, oppure i depositi diretti vengono elaborati sul conto di compensazione. Una volta che la liquidità netta totale necessaria per coprire le buste paga è nota, la società trasferisce i fondi dal suo conto operativo principale al conto di compensazione. Il trasferimento di fondi è per l'importo netto del libro paga. Questo deve essere fatto prima di rilasciare i pagamenti per garantire che i dipendenti siano in grado di incassare i loro assegni o ricevere i loro depositi diretti in tempo.
Vantaggi di un conto di compensazione del libro paga
Mantenendo i singoli assegni sui salari in un conto separato, le aziende possono generare report specifici per i salari, semplificando determinate attività, come la riconciliazione dei conti fiscali sui salari. Individuare gli assegni sui salari che i dipendenti non hanno incassato è più facile. I report non includono tutte le transazioni visualizzate nel conto principale, che in genere sono molto più numerose delle transazioni sui salari. Inoltre, poiché il conto di compensazione del libro paga è un conto a saldo zero, eventuali assegni o discrepanze in sospeso sono più facili da identificare. Un conto di compensazione dei salari offre anche un ulteriore livello di protezione per il conto operativo da attività illecite. Trasferendo solo il libro paga netto, le aziende limitano la quantità di fondi a cui un criminale potrebbe avere accesso.
Svantaggi di un conto di compensazione del libro paga
Sul lato negativo, una piccola azienda con pochi dipendenti potrebbe trovare i passaggi aggiuntivi, come una riconciliazione bancaria separata, troppo dispendiosi in termini di tempo. Poiché i fondi devono essere trasferiti prima che i dipendenti provino a incassare i loro assegni, le aziende con conti operativi fruttiferi potrebbero perdere gli interessi che i fondi potrebbero aver guadagnato. Inoltre, se l'azienda dimentica di effettuare il trasferimento, i dipendenti potrebbero non essere in grado di incassare i loro assegni o ricevere i loro depositi diretti, con conseguenti tensioni nei rapporti o eventuali spese aggiuntive sostenute dalla società.