Ogni azienda o organizzazione ha individui e gruppi che sono interessati alle attività dell'azienda e hanno un interesse nel suo successo. Tenere informati gli stakeholder è il modo migliore per mantenerli coinvolti e aggiornati su argomenti che hanno un potenziale impatto sul business. Coinvolgendo le parti interessate nel processo decisionale e comunicando regolarmente attraverso riunioni e altri canali, sarà più facile ottenere la loro approvazione per nuove idee e il loro supporto in caso di problemi.
Stakeholder
Gli stakeholder interni possono includere dipendenti, manager, reparti, gruppi demografici, il consiglio di amministrazione o qualsiasi gruppo o individuo potenzialmente interessato da un programma o una politica o con necessità di sapere. Gli stakeholder esterni includono azionisti (o azionisti), che possiedono azioni della società, clienti, fornitori, sindacati, gruppi della comunità e governo. Gli stakeholder differiscono a seconda dell'argomento. Ad esempio, il governo, i fornitori e i clienti probabilmente non sarebbero parti interessate in una nuova politica di formazione interna.
Partecipanti alla riunione
Quando viene programmata una riunione delle parti interessate, viene invitato a partecipare un rappresentante di ciascuno dei gruppi di parti interessate. Anche altri del gruppo di stakeholder potrebbero partecipare a seconda delle loro necessità di conoscenza e capacità di contribuire alla discussione. Sono presenti anche uno o più membri del personale del dipartimento responsabile delle relazioni con gli stakeholder per facilitare la discussione, prendere appunti e partecipare alla logistica delle riunioni. Esperti in materia interni o esterni sono invitati a tenere presentazioni su un argomento specifico oa rispondere a domande.
Incontri
La frequenza delle riunioni con gli stakeholder dipende dalla natura della comunicazione complessiva con gli stakeholder. Quando le parti interessate sono tenute informate tramite newsletter, e-mail e rapporti periodici tramite un sito Web, un incontro potrebbe essere necessario solo per una relazione annuale sullo stato di avanzamento o per votare su un argomento specifico. Si tengono riunioni anche quando le parti interessate devono essere informate di un nuovo programma o fornire feedback su un problema. Talvolta vengono creati comitati permanenti composti da parti interessate per riunirsi regolarmente e fungere da organi decisionali o comitati consultivi di un'azienda o organizzazione.
Temi
Le riunioni delle parti interessate coprono un'ampia gamma di argomenti. Le sessioni di negoziazione tra i sindacati e le aziende sono un tipo di riunione delle parti interessate. I membri della comunità, i legislatori e le imprese locali sono parti interessate nelle leggi sulla zonizzazione e parteciperebbero a una riunione che prevede il cambio di destinazione per nuove costruzioni. Un reparto che pianifica di rivedere il sito Web dell'azienda incontrerebbe i proprietari dei contenuti e altri che si affidano a Internet per scopi aziendali per ottenere il loro contributo sul processo.
Risultato dell'incontro
Gli atti della riunione vengono generalmente registrati e distribuiti a tutti i gruppi di parti interessate e alle persone che partecipano alla riunione. I verbali della riunione efficaci includono quando e dove si è tenuta, i partecipanti e i loro ruoli, gli argomenti discussi, le decisioni raggiunte, i punti di azione e le responsabilità e gli elementi riportati per discussioni future.