Creando e utilizzando un modello di personale, una piccola impresa può massimizzare l'efficienza assicurandosi di disporre del giusto numero di persone e di possedere le competenze necessarie per soddisfare le esigenze aziendali critiche al momento opportuno. Uno staff accurato è particolarmente importante in una piccola impresa, perché molte posizioni possono rappresentare un unico punto di fallimento. In una grande azienda, le carenze di personale possono essere coperte da altre aree e il personale in eccesso può essere assorbito fino a quando non si verifica l'attrito, ma questo non è il caso delle piccole imprese, dove un membro del personale rappresenta una percentuale significativa del totale dei dipendenti.
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Identificare le competenze critiche e i ruoli lavorativi necessari per il personale dell'azienda. Sviluppare un livello di organico di base, composto da membri del personale la cui assenza avrebbe un impatto significativo sul funzionamento di base dell'azienda.
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Identifica le lacune all'interno dell'organizzazione. Determinare se esistono esigenze critiche che non vengono soddisfatte con gli attuali livelli di personale o se sono necessarie competenze che non sono possedute da alcun dipendente attuale dell'azienda. Valutare se le lacune possono essere colmate con azioni interne come trasferimenti e formazione incrociata o se saranno necessari sforzi di reclutamento esterno.
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Prevedi le esigenze future dell'organizzazione. Rivedi gli obiettivi, la dichiarazione di intenti e il piano strategico per la tua piccola impresa, per identificare le aree in cui si prevede che l'azienda crescerà in futuro. Considera, ad esempio, qualsiasi espansione pianificata a linee di prodotti, nuovi clienti e segmenti di mercato o l'acquisizione di concorrenti. Identificare il personale aggiuntivo o le serie di competenze necessarie per raggiungere questo livello di crescita e identificare se le posizioni aggiuntive aumenteranno il livello di personale di base permanente o dovrebbero essere temporanee per soddisfare una specifica esigenza a breve termine.
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Tenere conto delle assenze, comprese sia quelle che possono essere controllate, ad esempio le cessazioni, sia quelle che non possono essere controllate, come i congedi medici. Identificare il personale idoneo alla pensione e determinare se è possibile intraprendere azioni per formare altro personale per sostituire tali compiti quando si verifica il pensionamento o se l'azienda dovrà assumere dall'esterno.
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Sviluppare piani di reclutamento per affrontare eventuali problemi che non possono essere affrontati attraverso la formazione interna e la pianificazione della successione. Considera quando dovrai assumere personale per avere a bordo il personale essenziale. Ad esempio, se stai reclutando personale con competenze difficili da trovare, potresti voler avere un reclutamento aperto e assumere membri del personale ogni volta che puoi trovare qualcuno adatto - anche se non esiste alcuna lacuna - per essere sicuro di avere le competenze adeguate individui quando ne hai bisogno. Documentare i piani per iscritto, ma adattarli quando si verificano modifiche al piano aziendale.