Il coinvolgimento, l'attrazione e la fidelizzazione dei dipendenti sono fondamentali per il successo di un'azienda. Il livello di attrazione determina quanto sia interessante lavorare per l'azienda, i livelli di coinvolgimento determinano lo sforzo che le persone dedicano al proprio lavoro e i tassi di fidelizzazione determinano quanti dipendenti rimangono effettivamente con l'azienda. Circa il 33% delle organizzazioni utilizza i focus group per determinare il livello di coinvolgimento dei propri dipendenti. I focus group sono un modo economico e tempestivo per determinare se ci sono problemi con la percezione di un'azienda da parte dei dipendenti e di solito offrono informazioni sufficienti per mettere in atto piani d'azione adeguati per risolvere eventuali problemi.
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Chiarire l'obiettivo del focus group. Sebbene lo scopo sia misurare la profondità del coinvolgimento dei dipendenti nell'azienda, ciò potrebbe non significare molto per i dipendenti che parteciperanno. Metti insieme una dichiarazione o un paragrafo che spieghi in dettaglio quale risultato ti aspetti di ottenere attraverso il focus group.
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Imposta la data, l'ora e il luogo della riunione. Evita di gestire il focus group durante l'alta stagione dell'azienda o in prossimità di un evento aziendale, come la conferenza annuale di vendita. Pianifica una o due ore per la sessione e prenota un luogo che possa ospitare da 12 a 15 persone - da sei a 12 partecipanti più due o tre facilitatori. Pensa al luogo, che si tratti di una sala conferenze negli uffici dell'azienda o di un luogo fuori sede e assicurati che l'ambiente sia privato, confortevole e propizio alla conversazione.
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Identifica e invita i partecipanti. Inizia determinando il numero di partecipanti che desideri nel gruppo in base alle dimensioni dell'azienda. Per un'immagine fedele del coinvolgimento dei dipendenti in tutta l'azienda, è necessario disporre di dipendenti di tutti i reparti e livelli della gerarchia di gestione. Dal momento che dovresti limitare il tuo focus group a non più di 12 dipendenti partecipanti, potresti dover programmare diverse sessioni. Una volta ottenuto un determinato numero di partecipanti, inizia identificando chi sono. Per mantenere le cose imparziali, scegli i tuoi partecipanti in base al ruolo funzionale piuttosto che per nome.
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Sviluppa le domande, limitandole tra quattro e sette. Assicurati che le domande siano aperte piuttosto che quelle a cui i partecipanti possono rispondere con un "sì" o "no". Usa domande brevi, chiare e di tono colloquiale. Se hai già eseguito un sondaggio aziendale, utilizza i risultati per determinare quali aree necessitano di maggiori informazioni. Se stai iniziando senza informazioni concrete, mantieni le domande di base su come i dipendenti percepiscono il loro valore sul posto di lavoro, se ritengono che la direzione sia impegnata ad aiutarli ad avere successo e ascolta le loro opinioni e se credono che ci siano opportunità di crescita per loro .
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Scrivi una sceneggiatura che includa un'introduzione, le domande e una chiusura. Ciò è particolarmente importante se gestisci più focus group per assicurarti di condurre ciascuno di essi nello stesso modo.
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Nomina dei facilitatori neutrali che guidino il focus group e assicurati che i partecipanti si sentano a proprio agio a parlare apertamente e onestamente di fronte a loro. Se si prevede di interrogare i partecipanti su un dipartimento specifico, ad esempio, non si vorrebbe che il capo del dipartimento fosse uno dei facilitatori.
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Esegui la sessione. Inizia presentando i facilitatori e chiedi a ogni dipendente di presentarsi. Inizia con l'introduzione in cui rafforzi il motivo per cui conduci il focus group e cosa speri di ottenere, quindi vai direttamente alle domande. Incoraggiare la conversazione tra i partecipanti e sondare quando le risposte fornite sono di natura generale. Se un dipendente afferma di non credere di avere un futuro con l'azienda, chiedigli perché lo pensa e in che modo l'azienda può cambiare tale percezione. Registra i temi della discussione e le risposte su una lavagna a fogli mobili o una lavagna mentre un secondo facilitatore prende appunti più dettagliati dell'evento.
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Analizza le informazioni ricevute subito dopo la sessione mentre le informazioni sono ancora fresche nella tua mente e scrivi un rapporto di riepilogo. Dopo aver completato tutti i focus group e i rapporti di riepilogo, programmare un incontro con le principali parti interessate per tradurre i risultati per determinare il livello di coinvolgimento dei dipendenti e mettere in atto un piano d'azione per aumentare il coinvolgimento, se necessario.