Un manuale delle operazioni dei dipendenti è particolarmente utile quando si formano nuovi dipendenti, si esaminano i processi di miglioramento, si rivedono le descrizioni delle mansioni o si sostituiscono i dipendenti a causa di malattia o turnover. Per molte organizzazioni, la stesura di un manuale delle operazioni dei dipendenti richiederebbe diversi giorni, se non settimane, per essere completata a causa del numero di persone coinvolte nel processo e della quantità di operazioni da includere nel manuale. Un manuale delle operazioni è diverso da un manuale per i dipendenti. Un manuale per i dipendenti si concentra sulle politiche e le linee guida del luogo di lavoro, mentre il fulcro di un manuale delle operazioni dei dipendenti sono i processi di lavoro per gruppi di lavoro o dipartimenti.
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Determina lo scopo del manuale delle operazioni dei dipendenti della tua azienda. Alcune aziende preparano un manuale per l'intera organizzazione, mentre altre costruiscono un manuale delle operazioni dei dipendenti per ogni reparto. Se la tua azienda ha diversi reparti e un'ampia base di dipendenti, un manuale specifico per il reparto è una scelta migliore. D'altra parte, se hai una piccola azienda in cui i dipendenti lavorano spesso in modo interfunzionale assumendo i doveri di dipendenti in varie aree dell'azienda, un manuale delle operazioni a livello aziendale è probabilmente più utile.
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Ottieni un elenco di titoli e posizioni lavorative. Identificare i dipendenti in ogni lavoro che possono dare input durante la fase di redazione. Assembla le descrizioni delle mansioni per ogni posizione e ordinale in base alla funzione lavorativa e poi per reparto. Ad esempio, ordina tutte le descrizioni delle mansioni di supporto amministrativo e poi ordinale per reparto, ad esempio gli assistenti amministrativi per le vendite, gli acquisti e i reparti esecutivi.
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Rivedi ogni descrizione del lavoro, selezionando le funzioni essenziali del lavoro. Evidenziare le attività principali e descrivere i processi utilizzati per eseguire ciascuna attività, comprese tutte le risorse necessarie per ciascuna attività lavorativa. Un esempio di un processo di assistente amministrativo per il dipartimento esecutivo includerebbe le posizioni supportate dall'incumbent, come l'amministratore delegato, il direttore operativo e il direttore finanziario. Le risorse necessarie includono l'accesso a materiali di file riservati, dati finanziari e materiali per le relazioni con gli investitori. È possibile che i dettagli per i processi a livello esecutivo debbano essere inclusi solo nelle copie dei manuali per i dipendenti di quel reparto a causa della natura riservata delle operazioni a livello esecutivo.
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Pianifica incontri individuali con un dipendente in ciascuna posizione per la quale stai redigendo una pagina di manuale delle operazioni. Evita di ripetere semplicemente l'elenco delle attività contenute nelle descrizioni delle mansioni dei dipendenti e concentrati invece su come eseguire le mansioni lavorative. Ad esempio, se stai scrivendo un manuale delle operazioni dei dipendenti per il reparto risorse umane, ottieni input dai dipendenti che svolgono attività relative al reclutamento e alla selezione, alle relazioni con i dipendenti e alla retribuzione e ai benefici. Descrivere in dettaglio come trattare i nuovi dipendenti, quali dipendenti sono coinvolti nell'elaborazione dei nuovi dipendenti e i materiali e la documentazione richiesti per i nuovi dipendenti, come moduli di indagine in background, informazioni sui test antidroga, uniformi, badge identificativi, chiavi e informazioni di accesso per apparecchiature informatiche.
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Dedicare una sezione del manuale operativo dei dipendenti alle funzioni di reparto e ai diversi tipi di funzioni interdipartimentali. Spiegare i processi dipartimentali, come le risorse umane, le vendite, le spedizioni, la contabilità e altre sezioni dell'azienda, nonché le funzioni interdipartimentali, come il processo di licenziamento di un dipendente. Il responsabile delle assunzioni di quel reparto deve contattare le risorse umane per assicurarsi che la cartella del personale del dipendente sia disponibile per la revisione. Il responsabile delle assunzioni e una persona del personale delle risorse umane devono discutere il motivo della sospensione o del licenziamento e programmare una riunione di cessazione con il dipendente dopo aver deciso in modo definitivo di sospendere o terminare.
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Usa la tua discrezione e il tuo giudizio indipendente quando scrivi e distribuisci un manuale delle operazioni dei dipendenti. Sebbene i manager e i supervisori dovrebbero generalmente conoscere i processi per i loro reparti assegnati, potresti voler produrre un'altra versione del manuale delle operazioni per i dipendenti in prima linea le cui funzioni lavorative non richiedono che abbiano lo stesso tipo di informazioni a disposizione di supervisori e manager .