La contabilità dei salari include il pagamento degli stipendi dei dipendenti, la conservazione dei registri delle buste paga per ogni dipendente, il pagamento e la presentazione delle imposte sui salari e il rispetto delle leggi federali e statali sui salari. La retribuzione lorda di un dipendente è generalmente inferiore all'importo effettivamente pagato a causa delle detrazioni sui salari obbligatorie e volontarie. Le detrazioni comuni sui salari includono diversi tipi di tasse, pagamenti assicurativi, pagamenti pensionistici, quote sindacali e donazioni a enti di beneficenza. La retribuzione lorda meno le detrazioni è chiamata retribuzione netta.
FICA
Il Federal Insurance Contribution Act (FICA) degli Stati Uniti è stato emanato nel 1937 e riformato nel 1965. Le tasse FICA coprono le prestazioni mediche, di invalidità e di pensionamento supplementari. I contributi FICA dei dipendenti pagano per Social Security e Medicare. Il Congresso stabilisce la base e l'aliquota per le tasse FICA, che cambiano nel tempo. Ad esempio, il tasso originale del 1937 era dell'1% e il tasso del 2007 era del 7.65%. Per pagare le tasse FICA, i datori di lavoro applicano l'aliquota corrente alla retribuzione lorda dei dipendenti, detraggono la percentuale e registrano il pagamento delle tasse.
Tasse sul reddito
Le tasse sul reddito sono soggette a un sistema di pagamento in base al consumo, il che significa che i datori di lavoro trattengono le imposte sul reddito dai dipendenti per ogni periodo di paga. I datori di lavoro utilizzano tre variabili per determinare la quantità di imposta sul reddito da detrarre dal libro paga; retribuzione lorda, indennità e durata del periodo di paga. Le indennità includono il dipendente, il coniuge del dipendente e le eventuali persone a carico. Per segnalare le indennità, i dipendenti compilano il modulo W-4, Certificato di indennità di ritenuta alla fonte del dipendente. L'Internal Revenue Service (IRS) pubblica tabelle di ritenuta alla fonte che dicono ai datori di lavoro quanto detrarre.
Detrazioni varie
A parte la FICA e le imposte sul reddito, i dipendenti possono scegliere di avere detrazioni volontarie sui salari. I dipendenti devono richiedere queste ritenute, di solito per iscritto. Le detrazioni del piano pensionistico sono spesso tenute in conti speciali per i dipendenti. Occasionalmente, i datori di lavoro corrispondono alle detrazioni pensionistiche dei dipendenti. Un dipendente, nell'ambito di un programma di contribuzione individuale o aziendale, può richiedere detrazioni di beneficenza. Alcune industrie offrono l'iscrizione ai sindacati dei dipendenti con la quota di iscrizione al sindacato detratta dalla retribuzione dei dipendenti.
Contabilità delle detrazioni sui salari
A causa della relazione con le tasse e i registri governativi, i datori di lavoro tengono traccia delle detrazioni sui salari e sui salari. I contabili calcolano, registrano e riferiscono la retribuzione lorda e le retribuzioni per ogni dipendente. Quindi, i contabili calcolano e detraggono la FICA e le imposte sul reddito. Infine, i datori di lavoro sottraggono detrazioni varie per arrivare alla retribuzione netta, che è l'importo in contanti che il dipendente riceve effettivamente. Tutte queste informazioni sono conservate in un registro delle buste paga.