La maggior parte delle aziende tiene a portata di mano una piccola somma di denaro per pagare le minori spese aziendali che non giustificano la sottoscrizione di un assegno o l'uso della carta di credito aziendale. Un piccolo fondo di cassa è un metodo conveniente per pagare transazioni di piccole imprese come spese postali, spese di consegna o forniture d'ufficio di emergenza. È importante conservare registrazioni accurate di tutte le piccole spese in contanti ai fini della contabilità.
Tipo di conto per contanti piccoli
La piccola liquidità è un'attività corrente e dovrebbe essere elencata come debito nel bilancio dell'azienda. Per finanziare inizialmente un conto di piccola cassa, il contabile dovrebbe scrivere un assegno intestato a "Petty Cash" per l'importo desiderato di contanti da tenere a portata di mano e quindi incassare l'assegno presso la banca della società. La registrazione prima nota nel bilancio dovrebbe elencare un addebito sul conto bancario aziendale e un credito sul conto di piccola cassa. Quando si utilizza la piccola liquidità per le spese aziendali, è necessario spendere il conto spese appropriato, ad esempio forniture per ufficio o rimborso dei dipendenti.
Saldo del conto di piccola cassa normale
Il normale saldo della piccola liquidità può variare a seconda delle dimensioni dell'azienda. In genere una piccola e media impresa tiene a portata di mano circa $ 100 in contanti, ma le grandi aziende possono avere fino a $ 500, a seconda delle loro esigenze. In genere non è una buona idea tenere a portata di mano una quantità eccessiva di denaro o troppe persone che vi hanno accesso a causa del rischio di furto di piccoli contanti e potenziali problemi contabili.
Come archiviare e tenere traccia delle spese in contanti piccoli
Le aziende dovrebbero tenere i piccoli contanti in una cassaforte o chiusi in una cassetta dei contanti. Il proprietario e il responsabile finanziario dovrebbero essere gli unici dipendenti con accesso alla piccola cassa in modo che possa essere tracciata e gestita con precisione. Dovrebbe essere compilata una ricevuta di pagamento per qualsiasi denaro prelevato e dovrebbe elencare la data, l'importo esatto del contante, la descrizione della spesa e il nome e la firma della persona che riceve il denaro.
Rifornimento del conto in contanti piccoli
Il conto di piccola cassa dovrebbe essere riconciliato e reintegrato ogni mese per garantire che il conto sia bilanciato e che eventuali scostamenti siano presi in considerazione. Il contabile dovrebbe scrivere un assegno intestato a "Petty Cash" per l'importo delle spese pagate con la piccola cassa quel mese per riportare il conto all'importo originale. L'assegno deve essere incassato presso la banca della società e il denaro deve essere riposto nella cassetta di sicurezza o nella cassetta di sicurezza. Registrare l'assegno in bilancio con un addebito sul conto bancario aziendale, un accredito sul conto di piccola cassa e quindi utilizzare le ricevute di ricevuta di piccola cassa per spendere i diversi conti che la piccola cassa è stata utilizzata per pagare.