I controlli interni, o la struttura organizzativa di un'entità aziendale, forniscono controlli ed equilibri per ogni livello di un'organizzazione, che si tratti di una grande azienda o di una piccola impresa. Un efficace sistema di controlli interni comprende la separazione dei compiti delle funzioni contabili e di altre aree che trattano dati sensibili o preziosi. Compiti opportunamente separati separano il processo di tenuta dei registri, calcolo, autorizzazione e revisione di ogni funzione aziendale. Un sistema di controlli interni funzionante aiuta a prevenire frodi e collusioni tra i dipendenti di un'entità.
Tenuta del registro
Gli impiegati del libro paga gestiscono dati finanziari sensibili per i dipendenti. Per proteggere i dipendenti attuali ed ex e impedire a un impiegato di accedere a dati sensibili, la funzione di tenuta dei registri dovrebbe essere separata dal processo di gestione degli stipendi. La tenuta dei registri comporta l'ottenimento dei nomi, indirizzi e indirizzi bancari e numeri di conto di ogni persona sul libro paga di un'azienda. Idealmente, la persona responsabile della raccolta e della conservazione di un registro di queste informazioni non è impiegata nel reparto paghe. Il personale delle risorse umane è un buon candidato per gestire questi dati, poiché le informazioni vengono raccolte durante il processo di assunzione iniziale. Ciò impedisce anche a un impiegato del libro paga di creare un dipendente inesistente e di emettere a se stesso uno stipendio.
Calcolo
Designare un individuo per calcolare il libro paga corrente. Per i dipendenti orari, ciò comporta la conservazione dei record di tempo e delle tariffe orarie. Per i dipendenti stipendiati, ciò comporta il mantenimento di ferie retribuite come ferie, malattia e indennità di ferie. Inoltre, l'individuo responsabile calcola la retribuzione corrente e sottrae le detrazioni correnti, come ritenute federali, imposte sui salari, contributi pensionistici e assicurazione sanitaria. Inoltre, un adeguato sistema di controllo interno può designare questa persona come redattore delle dichiarazioni dei redditi trimestrali e annuali sui salari.
Autorizzazione
Per proteggere ulteriormente un sistema di controlli e contrappesi, designare un impiegato del libro paga come supervisore con l'autorità per elaborare il libro paga. Questa persona funge da firmatario autorizzato per gli assegni nel conto del libro paga e ha l'autorità di trasmettere elettronicamente il libro paga e le imposte applicabili tramite trasferimento elettronico di fondi. Inoltre, una corretta separazione dei compiti suggerisce che questa persona non ha accesso ai numeri di instradamento e contabilità bancari. Ciò impedisce a un dipendente di accedere in modo improprio ai conti bancari.
Revisione
Questi compiti includono la revisione delle transazioni per verificarne la validità e la ragionevolezza e il confronto delle transazioni con la documentazione di supporto, come i cartellini dei dipendenti. Il revisore aggiunge al sistema di controlli e saldi rivedendo le dichiarazioni dei redditi sui salari e ricalcolando un libro paga del periodo corrente o precedente. Inoltre, la possibilità di frode diminuisce quando un dipendente sa che il suo lavoro è esaminato da un revisore indipendente.