Per molte organizzazioni, la posta elettronica è una parte cruciale del processo di comunicazione interna ed esterna. Le convenzioni di denominazione dei messaggi di posta elettronica aiutano un'organizzazione a gestire i propri account di posta elettronica e garantiscono un formato standard. Uno standard pubblicato riduce il caos e semplifica il flusso di lavoro per gruppi piccoli e grandi.
Comprensione delle convenzioni di denominazione
Le convenzioni di denominazione dei messaggi di posta elettronica sono un insieme di regole che si applicano alla creazione di nuovi indirizzi di posta elettronica all'interno di un'organizzazione. Sia i gruppi piccoli che quelli grandi utilizzano convenzioni di denominazione per garantire che ogni persona abbia un indirizzo univoco. Le regole comuni iniziano con la formazione di un indirizzo email standard, ad esempio "[email protected]". A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, le regole diventano sempre più complesse per gestire situazioni diverse: nomi identici, nomi con più parole, nomi con trattino o nomi con punteggiatura, ad esempio.
Disponibilità
Le convenzioni di denominazione aiutano un'organizzazione a garantire la disponibilità di indirizzi di posta elettronica per ogni nuova persona. Molti standard di denominazione si basano sulle informazioni personali di un individuo: nome, anno o titolo della posizione. Utilizzando informazioni uniche per ogni persona, un'organizzazione evita la sovrapposizione. Per le grandi organizzazioni, le convenzioni di denominazione aiutano a ridurre i colli di bottiglia per le persone con nomi o titoli simili specificando eccezioni alla regola standard: un secondo John Doe diventa "[email protected]" o "[email protected] . "
Prevedibilità
Le convenzioni di denominazione delle e-mail consentono un certo livello di prevedibilità, sia internamente che esternamente. Per un'organizzazione che accetta la comunicazione con i clienti o le parti interessate, le convenzioni di denominazione sono altamente prevedibili. Un'università potrebbe utilizzare la prima e la seconda iniziali più il cognome per le e-mail degli studenti, ad esempio, per capire facilmente come contattare qualcuno. Un'azienda che gestisce materiale riservato, d'altra parte, potrebbe scegliere convenzioni di denominazione meno prevedibili per rendere difficile agli estranei contattare il proprio personale.
Coerenza e automazione
Molte organizzazioni pubblicano le proprie convenzioni di denominazione in un documento che diventa una guida per i nuovi account. Definendo il processo, un'azienda crea un livello di automazione e ottimizza il flusso di lavoro per i dipendenti. Le grandi organizzazioni, come le università o le multinazionali, spesso hanno processi completamente automatizzati; quando il nome della nuova persona viene inserito nel sistema, genera un indirizzo e-mail basato sugli standard pubblicati. Per le organizzazioni più piccole, il documento della convenzione di denominazione consente ai dipendenti di mantenere un livello di coerenza simile.