Una politica di rimborso delle spese di viaggio dovrebbe far parte della politica e delle procedure per qualsiasi piccola impresa se richiederà ai dipendenti di condurre viaggi di lavoro. Ciò potrebbe includere viaggi notturni e spese di chilometraggio per riunioni di lavoro giornaliere con clienti locali. La politica di rimborso delle spese di viaggio dovrebbe includere informazioni specifiche su cosa sarà coperto e quanto sarà coperto per ciascuna categoria di spese. I dipendenti devono comprendere questa politica prima di intraprendere qualsiasi viaggio aziendale a proprie spese iniziali per essere rimborsati in seguito.
I dipendenti
La politica di rimborso delle spese di viaggio dovrebbe identificare quali dipendenti dell'azienda avranno le spese di viaggio coperte. In alcune aziende, potrebbero esserci diversi livelli di rimborso in base al livello del dipendente. Ad esempio, l'amministratore delegato può avere diritto alla copertura di tutti i pasti nonché ai pasti dei suoi ospiti d'affari. Tuttavia, il dirigente di vendita junior può essere rimborsato solo per i propri pasti e non per quelli di potenziali potenziali clienti o colleghi di lavoro. La politica dovrebbe indicare chiaramente se ci sono differenze in ciò che è coperto per i diversi dipendenti. Se ai coniugi o ai familiari è consentito accompagnare il dipendente, la polizza dovrebbe indicare anche chi è responsabile di tali spese.
Spese
La polizza dovrebbe dettagliare le spese che saranno coperte dall'attività. Ad esempio, invece di dire che tutti i pasti saranno coperti, la piccola impresa può specificare che la colazione di non più di $ 10, il pranzo di non più di $ 15 e la cena di non più di $ 20 saranno coperti ogni giorno. Ciò impedisce a un dipendente di concedersi una cena da $ 300 con una moneta da dieci centesimi di dollaro dell'azienda. Questa parte della polizza dovrebbe anche specificare quando il viaggio aereo è consentito, ad esempio, se la destinazione è a più di 500 miglia di distanza, la compagnia coprirà il biglietto aereo, altrimenti la compagnia copre il costo di un'auto a noleggio economica.
Regole
La politica sulle spese di viaggio dovrebbe stabilire regole specifiche. Ad esempio, le telefonate personali effettuate dalla camera d'albergo, i film in camera o il servizio in camera al di fuori delle spese del pasto saranno a carico del dipendente. Inoltre, la società potrebbe non consentire che l'alcol sia incluso nelle spese mentre altre società possono anche fornire un'indennità di intrattenimento ogni notte dopo che tutti gli affari sono stati conclusi. Spetta a ciascuna impresa costruire una politica che soddisfi le finanze e le priorità della piccola impresa.
Pagamento
Sebbene alcune aziende possano rimborsare i viaggi, altre possono fornire un pagamento anticipato ai dipendenti in base alla durata del viaggio. Questa politica dovrebbe essere chiara a tutti i dipendenti in anticipo. I dipendenti devono inoltre essere informati se sarà necessario rimborsare le ricevute di ciascuna spesa. La polizza dovrebbe anche indicare quando avverrà il rimborso e come verrà pagato al dipendente.
Considerazioni
Probabilmente sarà necessario apportare modifiche alla politica di rimborso del viaggio almeno su base annuale. L'Internal Revenue Service ha tariffe chilometriche che le persone possono detrarre dalle tasse e molte aziende seguono questo programma. Questo programma di chilometraggio viene aggiornato almeno una volta all'anno e talvolta più spesso. Inoltre, se sono elencati importi specifici per vitto o alloggio, potrebbe essere necessario adeguarli con il passare degli anni e le tariffe per i servizi generali aumentano nel tempo.