Le procedure per il controllo dei documenti garantiscono che i dipendenti nelle operazioni aziendali utilizzino i documenti giusti per svolgere il proprio lavoro. Le procedure sono una componente chiave del processo di garanzia della qualità. Tracciano la preparazione e la gestione dei documenti per assicurarsi che i dipendenti responsabili della documentazione sostituiscano i documenti obsoleti con le versioni più recenti. Tali procedure includono le registrazioni dei dipendenti che hanno creato, modificato e approvato i documenti in modo che l'azienda possa determinare come evitare errori e migliorare la qualità dei suoi prodotti e servizi.
Creazione
Le procedure di controllo dei documenti specificano chi è responsabile della creazione di particolari documenti e come l'originatore del documento deve identificarli. Oltre a dare al documento un nome in un formato prescritto, il dipendente responsabile deve firmare il documento per identificarsi come l'originatore. La firma del documento indica che il dipendente considera il lavoro completato e deve includere la data che mostra quando ha completato il lavoro.
Revisione
I principi di garanzia della qualità richiedono che le aziende rivedano molti dei loro documenti per verificarne l'accuratezza, in particolare i disegni e le specifiche tecniche. Le procedure di controllo dei documenti specificano quali documenti devono essere esaminati, da chi e come registrare tale revisione. In genere una procedura di revisione specifica quali qualifiche deve avere un revisore e come il revisore esegue le modifiche richieste nel documento. Descrive in dettaglio come registrare le modifiche e dove il revisore deve firmare per indicare che ha completato una revisione con successo.
Revisione
A parte le modifiche apportate durante una revisione, le modifiche richieste nella documentazione spesso derivano da modifiche nei progetti o nelle operazioni. Le procedure di controllo dei documenti specificano chi avvia le revisioni e chi le esegue. Una volta completata una revisione, il documento revisionato riceve una designazione che consente ai dipendenti di identificarlo come la revisione più recente in una determinata data. Il vecchio documento riceve una designazione come obsoleto e un segno che non è più attuale.
Sostituzione
Una parte fondamentale delle procedure di controllo dei documenti descrive in dettaglio il modo in cui un'azienda garantisce che le versioni più recenti dei documenti sostituiscano le versioni obsolete nei luoghi in cui i documenti sono in uso. Le procedure specificano chi è responsabile del rinnovo della documentazione, spesso il promotore delle revisioni. D'altra parte, le procedure istruiscono gli utenti della documentazione sull'identificazione del materiale obsoleto e su come verificare le revisioni più recenti.
Documenti esterni
Le aziende devono spesso utilizzare la documentazione che proviene dall'esterno dell'azienda. Tali documenti non seguono le procedure interne quando arrivano per la prima volta. Le procedure di controllo documentale specificano chi è responsabile dell'integrazione di tali documenti nel sistema aziendale. Descrivono in dettaglio come identificare i documenti esterni, se è necessaria una revisione e come procedere con le revisioni, se necessario. Una volta integrati, i dipendenti responsabili assicurano che i documenti esterni pertinenti siano disponibili dove richiesto.